Ausbildungs-Controlling - So steuern Sie Qualität und Wertschöpfung Ihrer Ausbildungsarbeit

Ausbildungscontrolling hat zum Ziel, die Effektivität und Effizienz der betrieblichen Ausbildungsarbeit durch systematische Aufbereitung und Nutzung geeigneter Kennzahlen zu analysieren, zu messen und zielgerichtet zu steuern. Die durch das Ausbildungscontrolling gelieferten Informationen geben Aufschluss darüber, wie sich die Ausbildungsarbeit unter Kosten-Nutzen-Aspekten auf Basis konkreter betriebswirtschaftlicher Kennziffern darstellt. Es versetzt Sie in die Lage, die Wertschöpfungsanteile der Ausbildung für das Unternehmen transparent zu machen und zu steigern. Das Ausbildungscontrolling hilft, mögliche Schwachstellen aufzudecken und geeignete Gegenmaßnahmen frühzeitig in die Wege zu leiten.
Wie aber lassen sich diese Anforderungen auf die betriebliche Praxis übertragen? Welche Voraussetzungen sind nötig, um ein wirkungsvolles Ausbildungscontrolling im Unternehmen zu implementieren? Welche Ausbildungsthemen und -prozesse eignen sich besonders für das Ausbildungscontrolling? Welche Kennziffern bieten sich zur Aufbereitung des Ausbildungscontrollings an? Mit welchen Methoden und Techniken lassen sich die betreffenden Informationen zuverlässig generieren und aggregieren? Wie gelange ich zu statistisch einwandfreien Aussagen über Zusammenhänge und Kausalitäten meines Informationspools, damit Führungsentscheidungen auf einem soliden Fundament stehen?

Unser Seminar gibt Ihnen hierauf konkrete Antworten und zeigt auf, wie Sie ein professionelles Ausbildungscontrolling im eigenen Unternehmen installieren bzw. vorhandene Systeme im Hinblick auf deren Aussagefähigkeit optimieren können. Durch die langjährigen Erfahrungen des Referenten ist sichergestellt, dass Sie praxisbewährtes Wissen aus erster Hand bekommen, damit keine Fragen offen bleiben. Eine abwechslungsreiche Seminarmethodik und die Begrenzung der Teilnehmerzahl tragen dazu bei, dass sich jeder Teilnehmer intensiv in das Seminar einbringen und Beispiele aus dem eigenen Unternehmen zur Diskussion stellen kann.
Gern stehen wir Ihnen nach dem Seminar zur Verfügung, wenn es darum geht, die vermittelten Lerninhalte im eigenen Unternehmen durch individuelle Beratung und Unterstützung im Projektmanagement zu implementieren.

Inhalte:

Erster Seminartag:

Ausgangsbedingungen für leistungsstarkes Ausbildungscontrolling

• Definition und Aufgabenspektrum des Ausbildungscontrolling
• Welche Chancen Ihnen professionelles Ausbildungscontrolling bietet
  
  
  • Ausbildungscontrolling als Führungs- und Steuerungsinstrument
  • Ausbildungscontrolling als Beitrag zur Qualitätssicherung der Ausbildung
  • Ausbildungscontrolling zur Unterstützung der Geschäftsprozessoptimierung
  • Warum Ausbildungscontrolling die Akzeptanz für Ausbildungsarbeit steigert
    
    
• Was Sie vor Einführung des Ausbildungscontrolling verbindlich klären sollten
  
  
  • Definition der Ziele und Aufgaben der Ausbildungsabteilung
  • Rollenverständnis der Ausbildungsverantwortlichen
  • Rollenverständnis der Fachabteilungen im Rahmen der Ausbildungsarbeit
  • Prozess der Ermittlung des Ausbildungsbedarfs (was ist "bedarfsgerecht"?)
  • Einbindung der Fachabteilungen in die Bedarfsplanung
  • Bedarfsorientierte Festlegung der Ausbildungsprodukte und deren Entwicklung
  • Verfahren der Kalkulation von Ausbildungsgängen
  • Systematik der verursachungsgerechten Kostenverrechnung
  • Verantwortung für Budgetierung und Qualitätssicherung der Ausbildung
  • Definition eines verbindlichen Ausbildungsauftrages zwischen Ausbildungsabteilung und Geschäftsführung
    
    
• Wer im Betrieb (funktional, personell) ist zuständig für Ausbildungscontrolling?
• Wie das Personalmanagement das Ausbildungscontrolling unterstützen kann
• Schnittstellen zwischen Ausbildungs- und Personalcontrolling

Wie lässt sich der Nutzen betrieblicher Ausbildung bewerten?

• Warum sich der Nutzen von Ausbildung weitaus schwieriger bestimmen lässt als deren Kosten
• Klassifizierung der Nutzen-Dimensionen
  
  
  • Erträge aus produktiver Arbeitsleistung der Azubis während ihrer Ausbildung
  • Eingesparte Opportunitätskosten, die bei Ausbildungsverzicht anfallen würden
  • Monetär nicht zu erfassende, aber empirisch belegbare Nutzenpotenziale
    
    
• Wie lassen sich die Erträge aus produktiver Arbeitsleistung errechnen?
• Welche Faktoren bestimmen die Opportunitätskosten bei Ausbildungsverzicht, und wie kann ich diese Beträge annäherungsweise bestimmen?
  
  
  • Interne und externe Kosten des Recruiting
  • Kosten der Einarbeitung externer Fachkräfte
  • Kosten, die im Zuge der Anpassungsqualifizierung externer Fachkräfte anfallen
  • Unterschiedliches Gehaltsniveau intern und extern rekrutierter Mitarbeiter
    
    
• Tatbestände, die den monetär nicht bestimmbaren Nutzen betreffen können
  
  
  • Leistungsgefälle zwischen selbst ausgebildeten und rekrutierten Fachkräften
  • Reduzierung des Fehlbesetzungsrisikos bei selbst ausgebildeten Fachkräften
  • Geringeres Ausfallkostenrisiko bei Fachkräftemangel auf dem Arbeitsmarkt
  • Verbesserte Chance der strategischen Bindung selbst ausgebildeter Fachkräfte
  • Positive Imagewirkung ausbildender Unternehmen
    
    
• Wie gelange ich zu einer Gesamtbewertung des Nutzens, der sich durch die Ausbildungsarbeit für unser Unternehmen ergibt (Kosten-Nutzen-Bilanz)?

Kennzahlen - Meilensteine im Ausbildungscontrolling

• Was Kennzahlen von Zahlenbergen unterscheidet
  
  
  • Arten von Kennzahlen und Kennzahlensysteme
  • Qualität von Kennzahlen (Aussagegehalt, regelmäßige Erhebung, Aktualität)
  • Risiken im Umgang mit Kennzahlen - so vermeiden Sie Fehlinterpretationen
  • Welche Kennzahlen zur Ausbildungsarbeit sind im Unternehmen vorhanden?
  • Wie gelange ich zu neuen Kennzahlen?
  • Wie kann ich vorhandene Kennzahlen mit neuen sinnvoll zusammenführen?
  • Welche Information wollen wir mit einer bestimmten Kennzahl generieren?
  • Was sind die konkreten Gründe für diese Entscheidung?
  • Welche Kennzahl bietet sich zu diesem Zweck am besten an?
  • Definition der betreffenden Kennzahl
  • Definition der Kennzahlberechnung
  • Definition der heranzuziehenden Datenquelle
  • Warum Sie den direkten Zugriff auf Kennzahlen und deren Aufbereitung durch verbindliche Organisationsgrundsätze eindeutig regeln sollten
  • So lassen sich Kennzahlen statistisch gesichert in Beziehung setzen
  • Wie Sie Kennzahlen verknüpfen, um zu aggregierten Informationen zu gelangen
  • Tipps zur Vermeidung häufiger Fehler bei der Aggregation von Kennzahlen
  • Wie Sie ein professionelles Kalkulationsschema entwickeln können
  • Grenzen der Aussagefähigkeit von Kennzahlen und Kennzahlsystemen
    
    
• Die wichtigsten Kennzahlen zur Messung von "Effektivität" und "Effizienz" in der Ausbildungsarbeit
  
  
  • Individuelle Kennzahlen: die Leistung und Entwicklung Ihres Azubi
    
    
    • Prüfungsergebnisse
    • Berufsschulnoten
    • Beurteilungen aus den Fachabteilungen
    • Bewertung aus Ausbildungs- oder Zwischenzeugnissen
    • Auswertung der Leistungsindikatoren im Zeitverlauf (Trendentwicklung)
      
      
  • Kennzahlen, die sich an der Ausbildungsqualität orientieren
    
    
    • Ausbildungsergebnisse im betriebsinternen Abteilungsvergleich
    • Ausbildungsergebnisse im Branchenvergleich (Benchmarking)
    • Lernerfolgskontrollen während aller Ausbildungsphasen
    • Feedback durch Ihre Auszubildenden
    • Anzahl umgesetzter Verbesserungsvorschläge Ihrer Azubis
      
      
  • Kennzahlen bezogen auf Maßnahmen (Projekte, Prozesse, Einzelmaßnahmen)
    
    
    • Qualität und Quantität eingehender Bewerbungen nach Rekrutierungsprojekten
    • Entwicklung der Fluktuationsrate nach Einführung neuer Testverfahren
    • Fehlzeitenquote der Azubis nach einer Qualifizierungsmaßnahme für Ausbilder
    • Leistungsentwicklung bei einem Azubi nach individueller Fördermaßnahme
    • Entwicklung der Ausbildungsergebnisse bei Einführung von Verbundausbildung
      
      
  • Kostenorientierte und betriebswirtschaftliche Kennzahlen
    
    
    • Ausbildungskosten unterschiedlicher Ausbildungsberufe im internen Vergleich
    • Ausbildungskosten unterschiedlicher Ausbildungsberufe im Branchenvergleich
    • Ausbildungskosten in Relation zum Personalaufwand
    • Kosten der Ausbilderqualifizierung in Relation zu den Ausbildungskosten
    • Ausbildungskosten im Verhältnis zum Jahresüberschuss (G+V)
    • Übernahmequote und Anzahl der Ausbildungs-Abbrecher (Investitionsaspekt)
    • Fehlzeitenkosten
    • Kosten des Auslandseinsatzes von Auszubildenden
    • Gesamtkosten pro Auszubildenden

Zweiter Seminartag:

Ausbildungscontrolling als Regelkreis

• Definition des Soll-Zustandes
  
  
  • Ziele
  • Ausbildungsorganisation
  • Qualität
  • Zeitachse
    
    
• Die Ist-Analyse
  
  
  • Durchführungsmöglichkeiten
  • Darstellungsformen
  • Aggregation der Ergebnisse
    
    
• Der Soll-Ist-Vergleich: so ermitteln Sie Abweichungen systematisch
  
  
  • Strategische Abweichungen
  • Operative Abweichungen
  • Inhaltliche Abweichungen
  • So können Sie Ihre Analyseergebnisse ordnen und gewichten
  • Wie Sie die Ergebnisse der Soll-Ist-Abweichung strukturiert zusammenfassen
  • Welcher Personenkreis ist Adressat dieses Reports?
    
    
• Methodenhilfe
  
  
  • So können Sie den Prozess der Maßnahmenfindung systematisch gestalten
  • Brainstorming als Technik für kreative Ideenfindung
  • Welcher Personenkreis sollte an der Erarbeitung der Maßnahmen mitwirken?
  • Warum zunächst das Prinzip "Breite der Vorschläge geht vor Tiefe" gelten sollte
  • So bringen Sie Struktur in die möglichen Maßnahmen zur Zielerreichung
  • Nach welchen kriterien Sie die Maßnahmen gewichten und beurteilen können
  • Welche zusätzlichen Informationen werden ggf. benötigt?
  • Auf welchen Informationspool kann ich dabei zurückgreifen?
  • So können Sie die Handlungsempfehlung präzise und strukturiert präsentieren

Von der Vision zum Qualitätsprozess

Methodischer Hinweis:

Auf der Grundlage von konkreten Beispielen aus den Unternehmen der Teilnehmer werden zwei kleine Controlling-Regelkreise entwickelt, damit die zuvor theoretisch besprochenen Modelle praxisnahe Gestalt bekommen. Damit ist beabsichtigt, das Transferverständnis für die Umsetzungsmöglichkeiten im eigenen Unternehmen zu steigern

• Definition des Soll-Zustands
  
  
  • Welche qualitativen und welche quantitativen Ziele wollen wir mit unserer Ausbildungsarbeit erreichen?
  • Welcher zeitliche Horizont wird dabei zu Grunde gelegt?
  • Wie müsste Ausbildung bei uns organisiert sein, um diese Ziele zu erreichen?
  • Welche Qualifikation benötigen unsere Ausbilder, um diese Ziele zu erreichen?
    
    
• Die Ist-Analyse: Aufnahme der gegenwärtigen Ausbildungs-Rahmenbedingungen
  
  
  • Wie ermitteln wir in unserem Unternehmen den Ausbildungsbedarf?
  • Wie ist unsere Ausbildungsarbeit gegenwärtig organisiert? Z.B.
    
    
    • Wer ist verantwortlich für die Qualitätssicherung der Ausbildung?
    • Wer ist verantwortlich für die Budgetierung der Ausbildung?
      
      
  • Welche Ausbildungsberufe gehören zu unserem derzeitigen Portfolio?
    
    
    • Decken diese Ausbildungsberufe den tatsächlichen Bedarf?
    • Gibt es in unserem Betrieb "Ausbildungsprodukte"?
      
      
  • Werden in unserem Unternehmen die Ausbildungskosten kalkuliert?
  • Nach welcher Systematik werden die Kosten der Ausbildungsarbeit ermittelt?
  • Welche betriebsinternen Kunden profitieren von unserer Ausbildungsarbeit?
  • Wie werden die Ausbildungskosten auf interne Kunden weiterverrechnet?
  • Welche Rolle spielt Ausbildungscontrolling in unserer Ausbildungsstrategie?
  • Welche Kennzahlen benutzen wir zur Beurteilung der Ausbildungseffektivität und Ausbildungseffizienz?
  • Wo liegen Stärken und mögliche Schwächen unseres Kennzahlensystems?
  • Wie wird die Qualitätssicherung der Ausbildungsarbeit überwacht?
  • Welche Maßnahmen unternehmen wir zur Qualifizierung unserer Ausbilder?
  • Mit welchem Rollenverständnis gehen unsere Ausbilder an ihre Arbeit heran?
  • Woran erkennen wir den Erfolg unserer Ausbilder-Qualifizierung?
    
    
• Der Soll-Ist-Vergleich: wie weit liegen Anspruch und Wirklichkeit beieinander? Ableiten konkreter Maßnahmen, mit denen der Soll-Zustand erreicht werden kann (praktischer Einsatz der Methodenhilfe)