Digitale Postbearbeitung - Die Poststelle mit Zukunft

In kaum einem anderen Unternehmensbereich werden zukünftig so gravierende Veränderungsprozesse stattfinden wie in den Poststellen. Denn die zunehmende Digitalisierung von Informationen wird vor allem hier erfolgen. Posteingang und -ausgang werden völlig anders funktionieren als heute. Eingehende Dokumente werden zukünftig nicht mehr wie bisher in ihrer physischen Form an die zuständigen Stellen weitergeleitet, sondern gescannt, klassifiziert und elektronisch archiviert oder zur Weiterbearbeitung an den sogenannten elektronischen Workflow übergeben. Der Postausgang hingegen wird verstärkt in digitaler Form erfolgen. Damit lassen sich Kosteneinsparungen von mehreren Milliarden Euro realisieren. Die Poststelle wandelt sich zum „Digital Mailroom“. Durch diese Entwicklung entstehen High-Tech-Arbeitsplätze mit neuen Arbeitsprozessen und hohen Anforderungen an die Poststellenmitarbeiter. Bereiten Sie sich darauf vor!

Wenn auch Sie wissen wollen, wie die digitale Postbearbeitung funktioniert, in welchen Anwendungsbereichen sie sich besonders lohnt und welche Vorteile sich damit für Ihre Poststelle und Ihr Unternehmen ergeben, ist dieses Seminar unentbehrlich für Sie! Hören, erfahren und diskutieren Sie das Wichtigste zu den Themen Digitalisierung und Scannen, Dokumenten-Management und Archivierung, Sicherheit und Recht und digitale Postausgangsbearbeitung am Beispiel Rechnungsversand. Sie werden sehen, diese Veranstaltung bringt nicht nur Licht in das facettenreiche Thema der digitalen Postbearbeitung, sondern nach dem Seminar werden Sie auch ganz genau wissen, was Sie auf Ihrem Weg zum Digital Mailroom alles beachten müssen! Als Referenten haben wir drei ausgewiesene Experten für Sie verpflichtet, die seit vielen Jahren in den Bereichen Postbearbeitung und elektronisches Dokumentenmanagement tätig sind. Profitieren auch Sie von diesem Know-how!

Inhalte:

Digital-Mailroom - Die Poststelle mit Zukunft

• Die neuesten Marktentwicklungen und Trends
• Definitionen und Begriffe, die man kennen sollte
• So funktionieren Dokumenten-Management-Systeme
• Der Digital Mailroom - Bedeutung und Funktion
• Digitalisierungsmethoden: frühes, begleitendes, spätes Scannen und die Vor- und Nachteile
• Die Papierströme und ihre Bedeutung für die Digitalisierung
• Unterschiedliche Dokumententypen: strukturiert, teilstrukturiert, unstrukturiert, maschinengeschrieben, handschriftlich

Digitale Posteingangsbearbeitung und Postverteilung

• Wichtige Anwendungsbereiche: Rechnungseingangsbearbeitung, Beschwerdemanagement, Digitale Personalakte …
• Prozessschritte bei der Digitalisierung
• Den Posteingang richtig übernehmen und für das Scannen vorbereiten
• Klassifizieren: Kennzeichnung und Erkennung unterschiedlicher Dokumententypen
• Indizieren: So werden Daten übernommen und überprüft!
• Archivieren: Daten dauerhaft und sicher speichern
• Technische Lösungen und Produkte: Brieföffner, Posteingangssysteme, Scanner
• Klassische versus integrierte Scanverfahren
• Datenformate und Scanqualitäten: TIFF, JPG, PDF, Farbe, bitonal, Grau; neue Datenformate
• Möglichkeiten und Grenzen automatischer Dokumentenerkennung
• Schnittstellen zwischen Postbearbeitung und Fachabteilungen
• Aufgabenverteilung und Anforderungen an nachgelagerte Bereiche

Sicherheit und Recht – Das sollten Sie wissen

• Wie Sie Briefgeheimnis und Datenschutz wahren
• Richtig umgehen mit nachweispflichtiger Post
• Verschlüsselung digitaler Dokumente
• GDPdU: Die wichtigsten Vorschriften und ihre Auswirkung auf die Praxis

Digitale Postausgangsbearbeitung

• Wichtige Anwendungsbereiche des digitalen Postversands
• Elektronischer Rechnungsversand
  • Einsparpotenziale, ROI-Betrachtung
  • Bedeutung digitaler Signaturen beim Rechnungsversand: rechtliche Aspekte, national und international
  • Archivierungsvorschriften (GDPdU)
  • Praxisbeispiele: Mittelstand, Konzern
  • Checkliste für Ihr Unternehmen
• Hybridpost: Wie sie funktioniert, was man sparen kann

Betriebswirtschaftliche Betrachtung physischer und digitaler Postbearbeitung

• Benchmarking von Postdienstleistungen: Methoden und Techniken im Überblick
• Kostenrechnung im Postdienst: Kernprozesse und Kostenarten
• Rationalisierungs- und Einsparpotenziale durch Digitalisierung
• Kostenvergleich physischer und digitaler Postbearbeitung
• Erbringung der Dienstleistung Inhouse oder mit Outsourcingpartnern: Vor- und Nachteile, Kosten

Worauf Sie bei der Einführung der digitalen Postbearbeitung achten sollten

• Wie Sie Ihre Projektziele definieren
• Die richtige Projektplanung und -organisation
• Niemanden vergessen: projektbeteiligte Abteilungen und Bereiche