Erfolgreiche Organisation von Facility Management

Über das Seminar: Bei der Integration von Facility Management in die Wertschöpfungskette eines Unternehmens werden die Leistungen zunehmend komplexer und zeitintensiver. Die Sicherstellung einer hohen Dienstleistungsqualität und die reibungslose Verzahnung mit den Primärprozessen entwickeln sich zu einem zentralen Wettbewerbsfaktor. Das Facility Management steht unter enormem Kostendruck; gleichzeitig werden höchste Ansprüche an Zuverlässigkeit und Verfügbarkeit gestellt.
In diesem Seminar erfahren Sie, nach welchen Kriterien Sie sich zwischen externer Vergabe und interner Lösung entscheiden und mit welchen Konzepten Sie den Einkauf von FM-Dienstleistungen erfolgreich planen und durchführen. Sie lernen weiterhin, wie Sie Ihre FM-Dienstleister richtig implementieren und wie Sie die Effizienz und Qualität Ihrer Facilty Services gewährleisten.

Das Seminarprogramm
Erster Seminartag
Ihr Seminarleiter:
Alexander Gerlach , Geschäftsführer, Facility Consultants GmbH, Herrenberg
Unternehmensstrategien für den erfolgreichen Einkauf von FM-Dienstleistungen
9.00 Begrüßung durch Management Forum Starnberg und den Seminarleiter
Einführung ins Thema, Überblick über den Seminaraufbau
9.15 Die Grundentscheidung: Make or Buy?

• Outsourcing als Teil des Einkaufs
• Zielsetzungen von Outsourcing
• Chancen und Risiken
• Marktpotenzial - Welcher Dienstleister ist der Richtige?

Alexander Gerlach , Geschäftsführer Facility Consultants GmbH, Herrenberg
10.45 Kommunikations- und Kaffeepause
11.15 Die richtige Organisation

• Aufbau- und Ablauforganisation
• Die Schnittstelle zwischen Auftraggeber und Dienstleister
• Kommunikation und Information als Prozess
• Einsatz von effizienten Werkzeugen

Alexander Gerlach , Geschäftsführer Facility Consultants GmbH, Herrenberg
12.45 Gemeinsames Mittagessen
Effiziente Ausschreibung und Vergabe von Dienstleistungen
13.45 Modelle zur Vergabe von FM-Dienstleistungen

• Die Big Points einer Fremdvergabe
• Von der Wunschvorstellungen zur Praxis auf Seiten des AG
• Leistungsverzeichnisse richtig strukturieren und formulieren
• Qualifikation der AN-Mitarbeiter und Qualität der AN-Prozesse
• Vergabe kontra Vertrag: Der Vertrag muss die Vergabe wiedergeben!
• Bei der Implementierung fängt der Prozess nicht von vorne an!
• Reproduzierbare Qualitätssicherung
• Stellschraube: Die Wichtigkeit der "richtigen" Ausschreibung
• Unterschiedliche Wege eines Ausschreibungsprozess

Andreas Brandt, Strategischer Konzern-Einkauf Generali Gruppe, Generali Deutschland Services GmbH
14.45 Ausschreibung von Gebäudemanagementleistungen

• Ablaufplan für Gebäudemanagement-Ausschreibungen
• Auswahl von Bietern anhand von Leistungskriterien
• Bewertung und Bietergespräche: Worauf kommt es an?
• Vertragsverhandlung

Andreas Brandt, Strategischer Konzern-Einkauf Generali Gruppe, Generali Deutschland Services GmbH
15.45 Kommunikations- und Kaffeepause
16.15 Prozessorientierte Vergabe von Dienstleistungen

• Ergebnis- versus Verrichtungsorientierung
• Aufbau und Struktur der Leistungsbeschreibung
• Die Prozesslandschaft als Erfolgsfaktor für die Vergabe
• Definition von Service-Level, Indikatoren und Prüfkriterien

Alexander Gerlach , Geschäftsführer Facility Consultants GmbH, Herrenberg
17.15 Sektempfang
Wir laden Sie herzlich ein zum Dialog mit den Referenten und Teilnehmern - eine Gelegenheit für Erfahrungsaustausch und Kontakte am Rande der Veranstaltung.
2. Seminartag:
Ihr Seminarleiter:
Alexander Gerlach , Geschäftsführer, Facility Consultants GmbH, Herrenberg
Die erfolgreiche Implementierung: Best-Practice-Beispiele
9.00 Start-Up und Regelbetrieb nach Vertragsabschluß

• Die erfolgreiche Implementierung: was ist zu beachten?
• Der Grundsteinlegung einer Zusammenarbeit
• Überführung der Vergabe in den Regelbetrieb
• Verschiedene Sichtweisen auf eine Implementierung
• Der Umgang mit dem Auftraggeber und dem Auftragnehmer
• Wer trägt die Betreiberverantwortung?
• Der wirtschaftliche Erfolg für AN und AG

Philipp Treuter, Leiter Zentrales Projektmanagement, HSG Zander GmbH, Neu-Isenburg
10.30 Kommunikations- und Kaffeepause
11.00 Betreiberverantwortung als Schlüssel zur Wertschöpfung

• Definition und Inhalt Betreiberpflicht, rechtliche Grundlagen
• Praktische Umsetzung Betreiberpflichten
• Dokumentation prüfpflichtiger Anlagen
• Dokumentation nicht prüfpflichtiger Anlagen
• Konsequenzen aus der Nichteinhaltung/Umsetzung Betreiberpflicht und Dokumentation

Sven Heinrich, Leiter Facility Services Mecklenburg-Vorpommern, STRABAG Property and Facility Services GmbH
12.30 Gemeinsames Mittagessen
13.30 Gebäudemanagement Strategie am Beispiel der ABB Grundbesitz GmbH

• Der Teilbereich FM im Portfoliomanagement der ABB
• FM-Ziele bei ABB
• Umsetzung durch Controlling und Standardisierung bei ABB
• FM-Wertschöpfungsbeispiel: ABB Green CREM

Ralph Berner, Leiter Fachbereich Facility Management & Energie, ABB Grundbesitz GmbH, Ladenburg
Leistungscontrolling und Qualitätsaudits
15.00 Qualitätschecks zur Sicherstellung der Leistungserbringung

• Voraussetzungen für eine erfolgreiche Durchführung der Checks
• Systematik bei der Durchführung
• Tools für Transparenz und Nachvollziehbarkeit der Bewertung
• Objektive Leistungsmessung anhand von Qualitätsmanagement-Methoden
• Auswertung und Berichterstellung der Ergebnisse

Alexander Gerlach , Geschäftsführer Facility Consultants GmbH, Herrenberg
16.15 Zusammenfassung und Ausblick
ca. 16.30 Ende des Seminars


Referent, Name: Alexander Gerlach
Ralph Berner
Andreas Brandt
Sven Heinrich
Philipp Treuter

Alexander Gerlach sammelte als Architekt und Facility Manager jahrelange Berufserfahrung in verschiedenen Industrieunternehmen. 2002 gründete er das Beratungshaus Facility Consultants GmbH und ist seitdem u.a. auf den Schwerpunkt Qualitätssicherung und -controlling im FM spezialisiert. Er hat sich ausführlich mit Methoden zur Bewertung von Dienstleistern im Facility Management mit Hilfe von Instrumenten aus dem Qualitätsmanagement befasst und diese in Unternehmen umgesetzt.

Ralph Berner ist bei der ABB Grundbesitz GmbH, Ladenburg, verantwortlich für das Facility Management und Energiemanagement innerhalb der deutschen ABB. Zu seinen Aufgaben gehört das strategische Facility Management zur kostenoptimierten und werterhaltenden Bewirtschaftung von Liegenschaften und Objekten, das Energiecontrolling sowie die Entwicklung und Umsetzung nachhaltiger Energieeinsparprojekte. Darüber hinaus ist er technischer Standortverantwortlicher für verschiedene Liegenschaften und Gebäude von ABB in Deutschland und berät auch Unternehmen, die nicht zum ABB-Konzern gehören, innerhalb seines Tätigkeitsfeldes.

Andreas Brandt hat seit 2005 am Aufbau des Strategischen Konzerneinkaufs der Generali Gruppe im Einkaufsfeld Gebäudemanagement mit einem Volumen von ca. 70 Mio.€ p.a. maßgeblich mitgewirkt Hierzu zählen neben Regeldienstleistungen wie TGM, Reinigung, Sicherheit, Entsorgung, Catering, Arbeits- und Gesundheitsschutz und Qualitätsmanagement auch Energiemanagement und Sanierungs-, Modernisierung- und Optimierungsmaßnahmen. Schwerpunkte seiner Tätigkeit liegen neben Out- und Insourcing-Projekten im Qualitätsmanagement sowie im Energiemanagement.

Sven Heinrich ist Leiter Facility Services Mecklenburg-Vorpommern, Niederlassung Region Ost, bei der STRABAG Property and Facility Services GmbH. Als zertifizierter Projektmanager nach IPMA sowie Six Sigma Black Belt hat er bundesweit zahlreiche Six Sigma-Projekte realisiert und verfügt er über langjährige Erfahrung im Technischen Gebäudemanagement und im Qualitätsmanagement von FM-Anbietern.

Philipp Treuter ist als Leiter Zentrales Projektmanagement bei der HSG Zander GmbH, Neu-Isenburg tätig. Er hat zahlreiche FM-Projekte beratend begleitet und geleitet, u.a. für E.ON Facility Management GmbH, E.ON Kernkraft, Thomas Cook, ESOC European Space Operations Center Darmstadt, Heidelberger Druckmaschinen AG, AMB Generali, Pricewaterhouse Coopers Deutschland, Dresdner Bank, LSG Sky Chefs Flughafen Frankfurt und Cevahir Mall Istanbul.

Stichworte: Facility Management, ausschreibung, Vergabe, Vertragsgestaltung, Implementierung, Controlling, QM, Audits