Excel im Personalwesen

Microsoft Excel ist die in Unternehmen wohl meistgenutzte und weitest verbreitete Software für Tabellenkalkulation und grafische Darstellung. Die meisten Anwender beherrschen zwar die grundlegenden Funktionen von Excel, schöpfen die umfassenden Möglichkeiten jedoch bei weitem nicht aus. Dabei könnten die vielfältigen Funktionen den Arbeitsalltag erheblich erleichtern.
Dieses Seminar richtet sich bewusst an alle Personen, deren Arbeitsschwerpunkt in den Bereichen Personalwesen und Entgeltabrechnung liegt. Es zeigt Einsatzmöglichkeiten und Wege auf, die speziell in der Personalabteilung auftretenden Problemstellungen mit Hilfe von Excel zu lösen. Anhand von Praxisbeispielen (z.B. Altersstatistik, Kennzahlenreporting etc.) werden die einzelnen Excel-Funktionen und deren Einsatzmöglichkeiten erläutert und anschließend durch eigenes praktisches Anwenden eingeübt. Kontinuierlich wird so das hinzu gewonnene Wissen vertieft und in immer neuen Anwendungsgebieten verinnerlicht.
Im Rahmen dieser Übungen fließen ständig nützliche Tipps und Tricks zu Tastaturkürzeln und Mausbefehlen ein, die dazu beitragen, die eigene Arbeitseffizienz zu steigern. Es wird gezeigt, wie einfach Daten aus anderen Programmen, zum Beispiel Zeitwirtschaft oder Entgeltsystem eingelesen und weiterverarbeitet werden können.
Den Teilnehmern werden die Möglichkeiten eines schnellen und flexiblen "Ad hoc Reporting" durch Einbeziehung von Pivot-Tabellen aufgezeigt und dargestellt, wie sich diese Optionen erleichternd in den Arbeitsalltag integrieren lassen.
Dieses Seminar bietet Gelegenheit, Grundlagen weiter auszubauen und sich vom Könner zum Profi zu entwickeln. Aufgrund der workshop-ähnlichen Struktur des Seminars sind die Teilnehmer aufgefordert, spezifische Aufgaben- bzw. Fragestellungen aus ihren Unternehmen mitzubringen, um diese im Rahmen der Veranstaltung zu besprechen und Lösungen zu erarbeiten.

Übernahme und Analyse von Daten aus unterschiedlichen HR-Vorsystemen
Im HR-Bereich fließen viele Informationen aus diversen Systemen zusammen. Doch nicht alle Systeme können direkt miteinander kommunizieren. Ein Zusammenfassen und Aufbereiten dieser Daten in Excel ist oftmals der effizienteste Weg um übergreifend auszuwerten. Erfahren Sie, wie Sie die Daten aus verschiedenen Quellen in Excel einlesen und für die Weiterverarbeitung vorbereiten. Dabei lernen Sie, wie bereits beim Importieren der Daten Formate vereinheitlicht werden können.

Große Datenmengen aussagekräftig und übersichtlich zusammenfassen
Selten werden alle Daten einer Liste zur Auswertung oder Analyse benötigt; ausreichend sind vielfach Werte auf Abteilungs- oder Kostenstellenebene. Excel bietet eine Vielzahl an Filter- und Sortieroptionen, die ausführlich an Beispielen erörtert werden. Lernen Sie neben dem schnell zu beherrschenden AutoFilter auch den Spezialfilter für komplexe Anforderungen kennen. Arbeiten Sie mit unterschiedlichen Sortierkriterien und fassen Sie mit Teilergebnissen Datensatzgruppen zu Summen, Mittelwerten u.a. zusammen.

Verbinden unterschiedlicher Datenquellen
Verknüpfen Sie Daten aus unterschiedlichen Quellen und führen Sie übergreifende Berechnungen durch.

• Verbindung getrennter Listen mit SVERWEIS() und WVERWEIS()
• Vergleichen Sie Werte aus verschiedenen Programmen, etwa Zeitwirtschaft und Personalabrechnung, über Excel und sparen Sie zeitraubende Papierabgleiche

Datum und Uhrzeit
Erstellen Sie stichtagsbezogene Auswertungen, etwa (Dienst-)Altersstrukturen oder betrachten Sie Ihre Daten bezogen auf variable Zeitintervalle. Es wird gezeigt, wie Sie die Funktionen DATUM(), JAHR(), MONAT(), TAG(), HEUTE() u.a. sinnvoll in Ihren Auswertungen nutzen können. Lernen Sie auch Spezialfälle und undokumentierte Funktionen wie DATEDIF() kennen. Meistern Sie zeitgebundene Auswertungen!

Datenanalyse: Mit Pivot-Tabellen
Wahrscheinlich haben Sie bisher Auswahlkriterien mit viel Mühe über Filter und Funktionen zusammengefasst und aufbereitet oder Ihre Berechnungen mit aufwändigen Modellen und Methoden ausgeführt. Dann erfolgt eine Korrektur hier, eine Änderung dort und am Monatsende müssen neue Daten ergänzt werden. Schließlich beginnt die Entwicklungsarbeit wieder von vorne. Ein aufwändiges Unterfangen!

Hierfür gibt es Abhilfe: Die Pivot-Tabelle

• Minutenschnelles Ad-Hoc Reporting über komplexe Sachverhalte
• Verteilungs- und Häufigkeitsanalysen
• Visualisieren mit Pivot-Charts

Übersichtliche Datencockpits mit automatischer Aktualisierung
Bereiten Sie Ihre Kennzahlen übersichtlich in Datencockpits auf und visualisieren Sie wichtige Sachverhalte mit ansprechenden Diagrammen. Nutzen Sie einmal erstellte Excel-Berichte für ein kontinuierliches Reporting mit gleichbleibendem Aufbau. Lernen Sie ohne Programmierung Ihre Berechnungen und Diagramme auf Knopfdruck oder vollautomatisch zu aktualisieren und sparen Sie damit wertvolle Arbeitszeit.

Kaum bekannte Tipps & Tricks vom Profi

• Effektiver arbeiten - Tastatur- und Mausgeheimnisse
• Mit Steuerelementen die Bedienung vereinfachen
• Flexibilität mit kombinierten Logikfunktionen
• Ampelfunktionen per bedingter Formatierung
• Datenaustausch mit anderen Anwendungen