Ordnungsmäßigkeit und Prüfung von Dokumentenmanagement- und Archiv-Systemen

Seminar-NummerIRDM

Viele Unternehmen planen für ihre Geschäftsvorfallbearbeitung elektronische Archive und Dokumentenmanagement-Systeme einzusetzen und in ihren IT-Systemen zu integrieren.

Bei Prüfungen zur Beurteilung der Gesetz- und Ordnungsmäßigkeit solcher Systeme muss der Prüfer neben systemtechnischen Gesichtspunkten und funktionsorientierten Anforderungen auch organisatorische Regelungen untersuchen.

Das Seminar vermittelt notwendiges Wissen über die Einführungsplanung und Realisierung von elektronischen Archiven und Dokumentenmanagement-Systemen.

Die rechtliche Betrachtungen und deren Abbildung in eine technische Lösung sind wesentliche Aspekte in diesem Seminar.

Erst nach der Klärung aller rechtlichen Vorgaben kann eine technische Realisierung stattfinden.

Die Revision solcher Systeme muss auf einer strukturierten Vorgehensweise basieren, die die rechtlichen und organisatorischen Vorgaben berücksichtigt.

IT-gestützte Buchführungssysteme

• Übertragung auf das Speichermedium
• Aufbewahrung, Wiedergabe und Verfahrensdokumentation
• Beweissicherheit elektr. Dokumente und Vernichtung des Originals

Archivierung originärer elektronischer Dokumente

• Datenzugriff der Finanzbehörde
• Unmittelbarer und mittelbarer Datenzugriff
• Datenträgerüberlassung
• Steuerlich relevante Daten
• Maschinelle Auswertbarkeit
• Elektronisch signierte Dokumente

Theoretische Grundlagen

• Einführung in die DMS- und Archiv-Technologie und Verfahren
• Grundlagen der Prüfung und Ordnungsmäßigkeit (GoBS, GDPdU, PS 330, PS 261, AWV-Schriften, VOI-Checklisten)
• Überblick und Einsatzmöglichkeiten
• Sicherheitsmechanismen und Risiken
• Digitale Signatur
• Prüfungsmethoden und -verfahren

Übungen und Vorgehensweisen

• Erstellung von Prüfungsleitfäden und -checklisten
• Checklisten und ihre praktische Anwendung