Zeit- und Selbstmanagement (Zeitmanagement)

Ziele zu setzen

Es ist wichtig, bei allem, was man tut, das Ziel vor Augen zu haben. Dies gilt für private und berufliche Ziele gleichermaßen. Erfolgreiches Zeitmanagement erfordert eine Definition klarer Ziele. Des Weiteren ist es sinnvoll, sich

• kurzfristige Ziele
• mittelfristige Ziele
• langfristige Ziele und
• realisierbare Ziele

zu stecken.

• Übersicht zu verschaffen
  Um seine Ziele zu erreichen, sollte man sich einen Überblick über die zur Verfügung stehenden Möglichkeiten, Mittel und Wege verschaffen. Dazu gehört die Analyse des eigenen Verhaltens, um Zeitverschwendung festzustellen. Des Weiteren die Techniken:

• Ziel-Mittel-Analyse
  Die Ziel-Mittel-Analyse hilft bei Fragestellungen: Welche Mittel und Fähigkeiten stehen zur Verfügung? Welches sind die Vor- und Nachteile der verschiedenen möglichen Wege?

• Mindmap
  Mindmap ist eine Methode, die einen strukturierten, grafischen Überblick über die Beziehungen zwischen unterschiedlichen Begriffen aufzeigt.

• Prioritäten zu setzen
  Eine zentrale Technik besteht im Analysieren und Definieren von Prioritäten. Folgende Techniken können dafür verwendet werden:

• ABC-Analyse
  Mittels der ABC-Analyse werden alle Aufgaben in die Kategorien
  
  • A sehr wichtig, hohe Priorität
  • B mittlere Priorität
  • C geringe Priorität

einsortiert.

• Pareto-Prinzip
  Es wurde nach Vilfredo Frederico Pareto benannt.

Grundsatz: In 20 % der zur Verfügung stehenden Zeit können 80 % der Aufgaben erledigt werden. Die restlichen 20 % der Aufgaben benötigen 80 % der zur Verfügung stehenden Zeit (siehe Pareto-Verteilung). Anhand dieses Grundsatzes sollen Aufgaben überdacht und priorisiert werden. Anstatt sich mit Aufgaben aufzuhalten, die keinen angemessenen Mehrwert schaffen, sollte der eigene Perfektionismus (Nebensächlichkeiten, "Erbsenzählerei") gezügelt werden. Statt also 100 % der Aufgaben erfüllen zu wollen, sollte daher eine zielorientierte Ausrichtung auf die Erfüllung weiterer "80 %-Aufgaben" erfolgen, welche mit nur 20 % des Zeit- und Energieaufwandes erreicht werden können. Beispiele: 80 % aller Besprechungsergebnisse werden in 20 % der Besprechungszeit erzielt. 20 % der Kunden bringen 80 % des Absatzes. 80 % einer Software sind in 20 % der Zeit geschrieben. Die Feinheiten (Bugfix, etc.) benötigen 80 % der Gesamtzeit. Eine verfeinerte Abstufung ähnlich dem Pareto-Prinzips verfolgt die ABC-Analyse.

• Eisenhower-Methode
  Dieses Prinzip wurde von US-Präsident und Alliierten-General Dwight D. Eisenhower praktiziert und gelehrt.

Alle Aufgaben werden anhand der Kriterien wichtig/unwichtig und dringend/nicht dringend in vier Quadranten verteilt. Alle Aufgaben im Quadrant unwichtig/nicht dringend werden nicht erledigt. Die Einteilung erfolgt wie folgt (im englischen Sprachraum sind die Quadranten anders benannt):

Die Y-Achse beschreibt die Wichtigkeit einer Aufgabe. Wenn eine Aufgabe oben angesiedelt ist, so ist sie wichtig. Ist sie unten angesiedelt ist sie unwichtig.
Die X-Achse beschreibt die Dringlichkeit einer Aufgabe. Ist eine Aufgabe rechts angesiedelt, so ist die Aufgabe dringend. Ist die Aufgabe links angesiedelt, so ist sie nicht dringend.
Es ergeben sich vier Kombinationsmöglichkeiten der Faktoren Wichtigkeit und Dringlichkeit, deren Aufgaben jeweils eine bestimmte Art und Weise der Bearbeitung zugeordnet wird:

• Dringlichkeit
  nicht dringend dringend

Wichtigkeit wichtig Aufgabe exakt terminieren und persönlich erledigen. Sofort selbst erledigen.
nicht wichtig Nicht bearbeiten ? Papierkorb. An kompetente Mitarbeiter delegieren.

Das Eisenhower-Prinzip kann im Dienstleistungsbereich bei knappen Ressourcen als Fortentwicklung von Triage effektiv eingesetzt werden. Das Eisenhower-Prinzip wird heutzutage gelegentlich kritisch betrachtet, da ein gutes Zeitmanagement gerade dringende Aufgaben verhindern soll. Die Priorisierung/Einteilung der Aufgaben wird demzufolge vorwiegend nach dem Kriterium "Wichtigkeit" vorgenommen. Grundlage der Kritik ist u. a. die Erkenntnis, dass wichtige Aufgaben selten dringend und dringende Aufgaben selten wichtig sind. Allerdings handelt es sich hier um eine Methode eines militärischen Oberbefehlshabers, und im Krieg können Aktivitäten des Gegners sehr wohl unvorhersehbare und "äußerst dringende und wichtige" Folgen haben.

• Salami-Taktik
  Große, unübersichtliche Aufgaben werden nach dem Teile-und-herrsche-Prinzip in kleinere, überschaubare Schritte zerteilt.

• Getting Things Done
  Wie löst man eine gewaltig große Aufgabe?

Jede Reise fängt mit dem ersten Schritt an (Konfuzius).
How to eat an Elephant? Bite by bite.
Reduziere Projekte auf den nächsten elementaren Teilschritt und strukturiere Schritte nach Zeitpunkt und Ausführungsort.

• Delegieren
  Aufgaben, die nicht direkt in den eigenen Aufgabenbereich fallen oder von jemand anderem effizienter erledigt werden können, sollten nach Möglichkeit von diesem erledigt werden: man delegiert die Aufgabe. Dadurch werden Zeitdruck und Stress abgebaut. Delegieren sollte als begleitender Prozess gesehen werden.

• Planen
  Durch richtiges Planen kann die zur Verfügung stehende Zeit sinnvoller genutzt werden. Hierfür werden Werkzeuge wie zum Beispiel Terminplaner eingesetzt, sowohl klassisch aus Papier als auch elektronisch, wie z. B. ein PDA. Techniken hierfür:

• Schriftlich Planen
  Durch schriftliches Planen kann man seine Vergesslichkeit in den Griff bekommen. Hier hilft eine To-Do-Liste oder eine Checkliste, in der die zu erledigenden Sachen eingetragen und nach Erledigung abgehakt werden.

• Mehrere Zeithorizonte
  Man sollte Tages-, Wochen-, Monats- und Jahrespläne erstellen und pflegen.

• ALPEN-Methode
  Diese Methode (nach Lothar Seiwert) verwendet wenige Minuten pro Tag zur Erstellung eines schriftlichen Tagesplans. Die fünf Elemente sind:

A: Aufgaben aufschreiben. Aufgaben, Aktivitäten und Termine werden in einen Tagesplan eingetragen.
L: Länge einschätzen. Man schätzt die voraussichtlich benötigte Zeit für jede Aufgabe ein.
P: Pufferzeit. Man sollte maximal 60 % der täglichen Arbeitszeit verplanen. Der Rest bleibt für Unvorhergesehenes reserviert.
E: Entscheidungen. Durch Prioritätensetzen, Kürzen und Delegieren wird der Umfang der Arbeiten beschränkt.
N: Nachkontrolle. Am Ende des Tages erstellt man eine Statistik über geplante und tatsächlich erledigte Arbeiten. Unerledigtes wird auf den nächsten Tag übertragen.
Siehe ALPEN-Methode.

• Leistungskurve
  Im Tagesplan sollte man unbedingt seine persönliche tägliche Leistungskurve berücksichtigen. Des Weiteren kann man im Tagesplan die Häufigkeit von Störungen im Verlauf des Tages berücksichtigen.

• Stille Stunde
  Eine Stunde pro Tag, in der sämtliche Störungen ausgeschaltet sind. Kein Telefon, keine E-Mail, Bürotür verschlossen.

• Ziel- und Zeitplanbuch
  Eine Tagesplanung besteht aus Terminen und Aufgaben, die beispielsweise nach der ALPEN-Methode (siehe oben) geplant werden können. Die Wochen-, Monats- und Jahresplanung kann auch in einem Zeitplanbuch erledigt werden. Damit man dies mit einem Zeitplanbuch erledigen kann, enthält es die entsprechenden Vordrucke, also z. B. einen Terminkalender mit Aufgabenliste, eine Wochen, Monats- und Jahresübersicht bzw. die Ziele für diese Zeitabschnitte. Man geht bei der Planung dann von den Zielen aus, die man sich im Zeitplanbuch setzt und geht zu den zu erledigenden Aufgaben. Wenn man beispielsweise eine Prüfung bestehen will, stellt "die Prüfung gut bestehen" ein Ziel in vielleicht zwei Monaten dar. Man unterteilt dazu den Weg dorthin in kleine Portionen. Die Kapitel eines Buches oder eine kleine Teilmenge von Vokabeln sind dann Portionen (Aufgaben). Eine Woche vor der Prüfung könnte man noch eine Wiederholung des Stoffs einplanen. Ein Zeitplanbuch existiert in Papier- oder elektronischer Form. Bei Zeitplanbüchern aus Papier haben sich zwei Formate durchgesetzt:

Das DIN A5-Format, das sich für alle eignet, die insbesondere zahlreiche Termine und Aktivitäten pro Tag planen müssen. Wer viel mitschreibt oder schriftlich plant, findet im Format A5 genug Raum für seine Ideen.
Beim kleineren Format, das auch als Westentaschenformat bezeichnet wird, gibt es zwischen den Herstellern von Zeitplanbüchern große Abweichungen in Papierformat und Lochung. Dieses Format eignet sich für alle, die ihren Planer in der Jackentasche mit sich führen wollen. Ein solches Buch ist eher für Planer geeignet, die einen Wochenkalender pflegen.
Daneben existieren Loseblatt-Lösungen wie Hipster PDA und DIN A6 Informationssystem (DAISY).

• Bündelung
  Gleichartige Arbeiten werden zusammengefasst.

• 4 Entlastungsfragen
  Auch die 4 Entlastungsfragen helfen, die eigene Zeit effektiver einzuteilen. Sie eignen sich vor allem dort, wo sich Routine eingeschlichen hat. Mit Hilfe der 4 Fragen: "Warum gerade ich?", "Warum gerade jetzt?", "Warum so?" und "Warum überhaupt?" können Sie sich entlasten. Sie verhindern, dass Sie eine Aufgabe "automatisch" ausführen.

Wenn Sie an lhre Aufgaben mit der Frage "Warum gerade ich?" herangehen, erkennen Sie, ob Sie delegieren können. Mit der Frage "Warum gerade jetzt?" entscheiden Sie, welche Aufgaben Sie auf Termin legen sollten. Durch die Frage "Warum so?" beginnen Sie, lhre Arbeit zu rationalisieren und "schlanke" Lösungen zu suchen. Und mit der Frage "Warum überhaupt?" erkennen Sie, welche Teilaufgaben Sie weglassen oder ganz eliminieren können.

Wenn Sie in Zukunft mit den Entlastungsfragen arbeiten, werden Sie merken, dass Ihnen plötzlich viel mehr Zeit für die wirklich wesentlichen Dinge zur Verfügung steht!

• Motivation
  Zu diesem Bereich gehören:

• Positive Einstellung
  Wird im englischen als Positive Mental Attitude (PMA) bezeichnet und meint zum einen die Einstellung zur Arbeit und zum anderen die Einstellung zu den Mitarbeitern. Es ist gemeinhin bekannt, dass eine positive Atmosphäre die Produktivität steigert.
  
  So sollte auch an die Aufgaben stets mit guten Gedanken und einer freundlichen Miene herangegangen werden, denn sowohl schlechte als auch gute Laune breitet sich aus. Wobei schlechte Laune die Effizienz mindert.

• Erfolgskontrolle
  Eine tägliche Erfolgskontrolle des eigenen Tagesplans kann sehr motivierend wirken.

• Erfolgserlebnis
  Genießen des eigenen Erfolgs.

Die Zielgruppe der Schulung: Führungskräfte, Projektleiter, qualifizierte Mitarbeiter.

Voraussetzungen der Schulung: In Zeiten der stetigen Veränderungen und des verschärften Wettbewerbs erwarten Unternehmen von ihren Leistungsträgern nicht nur geistige Flexibilität.
Der effiziente Einsatz der persönlichen Ressourcen entwickelt sich mehr und mehr zu einem gewichtigen Kriterium für den beruflichen Erfolg. Dabei kommt es auf eine optimale Synthese von geeigneten IT- und Management-Tools sowie individuellem Belastungsverhalten an.

Das Seminar: Effektives Zeit- und Selbstmanagement Schulung
beleuchtet die unterschiedlichen Systeme und Instrumente des Zeit- und Selbstmanagements und entwickelt mit den Teilnehmern ein individuelles Profil der persönlichen Verhaltensstärken und Defiziten.

Basierend auf diesem Profil werden entsprechende Instrumente und Methoden zu einer persönlichen Toolbox zusammengestellt und für den konsequenten Gebrauch im Alltag eingerichtet.

Themenschwerpunkte der Schulung:

• Arbeitsrituale und ihre psychologisch- methodische Bewertung
• Analyse der persönlichen Stärken und Fallen
• Instrumente und Methoden des Zeit- und Selbstmanagements
• Zielplanungsprozess - strukturieren, planen, kontrollieren
• Umgang mit Information
• Prioritätensetzung
• Delegieren
• Zeitplanungsinstrumente, Zeitmanagement
• Transferhilfen für die tägliche Praxis