Access 2010/2013/2016/2019 Einführung

Arbeitsoberfläche und individuelle Einstellungen:
Die Arbeitsoberfläche des Programms steht im Mittelpunkt dieser ersten Trainingseinheit. Hier lernen Sie alle wichtigen Bestandteile wie den Backstage-Bereich in Office 2010 / 2013 / 2016 / 2019 kennen. Gemeinsam passen wir die Oberfläche, insbesondere Schnellzugriffsleiste und Menü-Band individuell an.

Grundlagen zum Entwurf von Tabellen und Feldern:
Sie lernen hier, wie Sie eine Datenbank planen und erstellen. Einen wichtigen Part spielen hier die Tabellen. Sie legen verschiedene Tabellen und Felder an und berücksichtigen dabei den richtigen Datentyp und welches Feld in welcher Tabelle kommt.

Arbeiten mit Tabellen - in der Datenblattansicht Daten erfassen, ändern, löschen:
Nachdem die Tabellen angelegt worden sind, werden wir gemeinsam Daten eingeben, korrigieren und Feldinhalte oder ganze Datensätze löschen und neue Datensätze anlegen.

Daten sortieren und filtern, Spalten ein-/ausblenden, Tabellenlayout:
Wir lernen das absteigende und aufsteigende Sortieren von Datensätze eines Feldes. Sollen lediglich die Treffer anzeigt werden, so verwenden wir einen Filter mit einfachen Filterkriterien. Damit Tabellen nur relevante Felder besitzen, werden wir Spalten ein- und ausblenden. Auch die farbliche Gestaltung einer Tabelle soll dabei nicht zu kurz kommen.

Formulare erstellen und gestalten:
Daten werden in Formularen gepflegt und erfasst. In dieser Lektion lernen Sie wie Sie über einen Assistenten schnell ein Formular erstellen können. Anschließend werden wir die Anordnung der Felder in Form und Größe im Formular verändern. Dabei lernen wir die verschiedenen Sichten und wie wir Formulare aufrufen und schließen können kennen.

In der Formularansicht Daten pflegen:
Nachdem das Formular vorhanden ist, werden wir im Formular Daten erfassen, Inhalte ändern, löschen, rückgängig machen und die Navigationsschaltflächen verwenden.

In der Formularansicht Daten filtern und sortieren:
Auch in einem Formular kann man nach Informationen suchen, filtern und sortieren. Wie Sie Kriterien festlegen uns wie dies geschieht, zeigen wir Ihnen in dieser Lektion.

Berichte (Listen und einfache Gruppierungen) erstellen:
Ein Bericht dient zur Druckausgabe. Ein Vorteil von Berichten ist, dass Daten zu einer Gruppe automatisch verdichtet werden können, z.B. Anzahl Neukunden pro Monat, Umsatz Neukunden pro Verkaufsgebiet. Wie solche Berichte aufgebaut sind, wie Berichte erstellt werden, erfahren Sie hier.

Druckdarstellung der Berichte gestalten:
Sie können Berichte ganz individuell mit einem Logo, einer Seitennummerierung, mit Linien und End- und Zwischensumme versehen. Der Ausdruck kann ein Angebot, eine Rechnung sein. Hierbei wird nur ein Datensatz berücksichtigt. Der Ausdruck kann jedoch auch eine Telefonliste, Geburtstagsliste sein. Wie solch einen Gestaltung aussieht, erlernen Sie in diesem Kapitel.

Abfragen erstellen und bearbeiten:
Die Auswahlabfrage zeigt Daten nach gesetzten Kriterien auf dem Bildschirm an. Diese Abfrage filtert einzelne Datensätzen und gehört sicher zu den wichtigen Abfrageformen einer Datenbank. Komplexe Filterkriterien und Bedingungen können abgespeichert werden und zu einem späteren Zeitpunkt aufgerufen werden.

Einsatz von Kriterien, berechnende Kriterien:
Damit Sie richtig filtern, müssen die Filterkriterien für den entsprechenden Feldtyp stimmen. Es gibt eine Reihe von Kriterien Ausdrücke wie wahr, null, Joker Zeichen *, <>, Verknüpfungen wie „Und“, „Oder“ und „Nicht“ zwischen den Kriterien. Wie Sie Kriterien festlegen und unterscheiden können, das erfahren Sie hier.

Berechnungen und Gruppierungen in Abfragen:
Ein weitere interessante Abfrageform sind die Funktionsabfragen. Die Daten werden hier zu einer Gruppe automatisch verdichtet. Damit kann hier sehr einfach eine Summe, die Anzahl oder ein Mittelwert gebildet werden, z.B. Telefonkosten pro Abteilung, Anzahl Neukunden pro Verkaufsgebiet.

Aktionsabfragen (mit Hilfe von Abfragen Tabellen erstellen, Daten ändern, Daten anfügen, Daten löschen):
Wollen Sie Datensätze manipulieren, sprich Datensätze ändern, so verwenden Sie Aktionsabfragen (Oberbegriff). Die Anfügeabfrage kann Datensätze von einer Tabelle zu einer anderen Tabelle anfügen. Die Aktualisierungsabfrage kann Feldinhalte ändern, z.B. alle Mitpreise sollen in München um 2% erhöht werden. Eine Tabellenerstellungsabfrage nimmt das Ergebnis einer Abfrage und schreibt diese in einer neuen Tabelle und eine Löschabfrage kann Datensätze aus einer Tabelle nach bestimmten Kriterien automatisch entfernen.

Export und Import von Daten:
Damit Daten aus anderen Anwendungen z.B. Excel, Access oder mit einem CSV-Format eingelesen oder weitergegeben werden können, so nutzen Sie die Export und Import-Funktionen von Access. Müssen Sie regelmäßig (monatlich) Daten einlesen oder auslesen, so können Sie den Import- bzw. Export-Vorgang abspeichern und zu einem späteren Zeitpunkt wieder verwenden.

Grundlagen zum Arbeiten mit mehreren Tabellen:
Ein großer Vorteil von einer Datenbank ist es, dass mehrere Tabellen über ein gemeinsames Feld verknüpft werden können.

Einstieg: Tabellen verknüpfen, die Verknüpfungsarten, Beziehungen setzen, referentielle Integrität:
Das Ergebnis einer Verknüpfung von Tabellen ist oft unerwünscht und fraglich, da oft Datensätze ohne ersichtlichen Grund „verschwunden“ sind. Warum das so ist, erfahren Sie in diesem Teil. Wollen Sie dauerhaft Beziehungen zwischen Tabellen festlegen, so wird in Access eine „Beziehung“ gesetzt. Damit zwischen Tabellen keine verwaisten Daten vorkommen, sollte grundsätzlich die „referentielle Integrität“ festgelegt werden. Wie, das zeigen wir Ihnen in diesem Teil.

Kompatibilität zu Vorgängerversionen und Überblick der Dateiformate:
Besitzen Sie eine ältere Datenbank (Vorgängerversion), so kann sehr schnell und einfach die ältere Version mit dem Datenbankformat mdb in die neue Version mit dem Datenbankformat accdb überführt werden. Sowohl ein Upsizing (neue Version) als auch ein Downsizing (ältere Version) ist möglich. Auch die Unterschiede der verschiedenen Dateiformate werden Ihnen hier erklärt.

Tipps und Tricks:
Für Ihre individuellen Fragen, die sich aus Ihrer täglichen Arbeit oder dem Training ergeben, nehmen wir uns Zeit. Tipps und Tricks, damit Sie noch schneller und effizienter arbeiten können, sind uns wichtig.