Online-Workshop: Das große Intranet-Planspiel. Intranet-Projekt erleben, Stakeholder*innen gewinnen, Widerstände überwinden – Winter 2020

Zur Vorbereitung von Intranet-Projekten kann man viele Bücher lesen und Webinare besuchen – eigene Erfahrungen, die man ebenfalls braucht, lassen sich so jedoch nicht machen. Anders ausgedrückt: Zum Schwimmen muss man ins Wasser. Dieses Planspiel eröffnet im Vorfeld realer Intranet-Projekte die Möglichkeit, persönliche Erfahrungen zu sammeln und eigene Expertise aufzubauen.

Planspiele ermöglichen es, in einem geschützten Rahmen Konflikte zu lösen, Chancen zu ergreifen, Kompetenzen zu erwerben und einzusetzen – Fähigkeiten also, die man im realen Arbeitsleben ständig braucht. Daher werden Planspiele in der Politik (in sog. War Games) wie im Unternehmensalltag sowohl zur Entwicklung von Zukunftsszenarien als auch zur Weiterbildung eingesetzt.

• Hier ist das Handeln ein Probehandeln, denn das Planspiel schafft eine zweite Realität. Es ist ein Spiel ohne Verlierer*innen, in dessen Zentrum das gemeinsame Handeln, die Interaktion unter Profis steht.
• Die Rollen sind bewusst überzeichnet, die Konflikte fokussiert, die Chancen erstaunlich – kurzum: Hier verbindet sich Lernen mit Interaktionsdynamik.
• Dabei ist weder das Schauspiel noch das psychologische Rollenspiel gemeint. Es geht um reale Erfahrungen der Arbeitswelt in einem fiktiven Unternehmen. Die Teilnehmenden können sozusagen Erfahrungen auf Vorrat machen, auf die sie dann später im realen Arbeitsalltag zurückgreifen können.

Es kann zum Verzweifeln sein: Eigentlich möchte man sich im Unternehmen endlich digital vernetzen und Informationen einfacher teilen. Doch dann zieht sich die Anschaffung einer Intranet-Software ewig hin. Es ist kein ausreichendes Budget vorhanden, die Betriebsrätin ist eher „Über-Beschützerin“ als Unterstützerin, der Datenschutz-Verantwortliche zählt so viele Gefahren für das Unternehmen auf, dass der Kommunikationschefin bald die Lust vergeht, das Projekt zu verantworten. Und die Geschäftsführung hat gerade wirklich Wichtigeres zu tun.

Wie würden Intranet-Projekte laufen, wenn man die vielen längst bekannten Reibungspunkte noch verstärkt? Richtig! Es käme zu außergewöhnlichen Lösungen, Lerneffekten, Spaß und Humor – und in der Folge zu kreativeren und für alle Beteiligten besseren Einführungsprojekten. Auf genau solche Möglichkeiten zielt dieses Planspiel ab.

An vier halben Spieltagen erhalten die Teilnehmenden die notwendigen fachlichen und technischen Inputs, um Social-Intranet- bzw. Digital-Workplace-Projekte erfolgreich zu starten. Ihre bisherige Berufserfahrung und ihr Wissen nutzen sie nun, um in einem fiktiven Unternehmen in festgelegten Rollen die Hürden des Projekts zu nehmen.

Sie müssen…

• Widersprüche klären,
• sich gegen scheinbare Kontrahent*innen durchsetzen,
• Allianzen schließen,
• auf vielfältige Weise Kommunikation gestalten und
• gemeinsam Schritt für Schritt das Finale erreichen: die Präsentation vor der Geschäftsführung, die dann eine Entscheidung über Projekt und Budget fällen muss.

Das Planspiel greift typische Herausforderungen von Organisationen bei der Einführung eines Social Intranet auf und macht eine Geschichte daraus, in der Rollenkonflikte vorprogrammiert sind. In der Interaktion lernen Teilnehmende, dass Reibung Kreativität freisetzt – denn die ist gewünscht im Planspiel. Und: Sie erleben, dass ein Social Intranet ein gutes Medium ist, um gemeinschaftlich Lösungen zu finden und Chancen zu nutzen.

Ablauf & Themen

Tag 1 | 26. November, 13 – 17 Uhr:

• Potenziale von Planspielen, Rahmenbedingungen, Rollen, Spiel- und Unternehmensstory, Spielregeln
• Software
• Pro und Contra zum Intranet
• Rollen und Standpunkte der Stakeholder im Spiel
• Projektziele und Unternehmensziele
• Barrieren und Chancen

Tag 2 | 27. November, 9 – 13 Uhr:

• Intranet-Zielgruppen und Nutzerbedürfnisse, Anwendungsfälle
• Dienstleisterauswahl
• Stakeholder-Analyse
• Wandel und Transformation

Tag 3 | 3. Dezember, 13 – 17 Uhr:

• Betriebsrats-, Personalrats- und Datenschutzvorgaben
• Software-Auswahlprozess
• Grober Projekt-Fahrplan

Tag 4 | 4. Dezember, 9 – 13 Uhr:

• Präsentation vor der Geschäftsführung
• Fuck-up-Lunch und Meta-Sicht