Workshop: Aufbau und Umsetzung einer Verfahrensdokumentation

Sie werden von unseren Experten Dirk J. Lamprecht und Torsten Busse-Stein dabei unterstützt, Ihre firmenspezifischen Prozesse aufzunehmen, zu dokumentieren und in das Thema Verfahrensdokumentation einzubetten. Das Ziel ist die Erarbeitung praktischer Umsetzungsschritte für den Aufbau einer Verfahrensdokumentation. Daher ist die Festlegung der entsprechenden Prozesse vorab in der Anmeldung möglich. Wählen Sie bitte max. drei der aufgeführten Prozesse aus.

Die wichtigsten Prozesse, die zur Auswahl stehen:

• Rechnungseingangsverarbeitung (ggfs. Digitalisierung) mit Workflow-Management
• Rechnungsprüfung und Vorsteuerabzug
• Reverse Charge/§ 13b UStG
• Innergemeinschaftliche Lieferungen/Ausfuhrlieferungen
• Rechnungsberichtigung
• Stammdatenpflege (inkl. USt-Id.-Nr.-Prüfung, Vorsteuervergütungsverfahren, USt-Karussellvermeidung)
• Freigaberichtlinien (mit entsprechenden Workflows) – insbesondere mit Blick auf Rechnungs- und Zahlungsfreigaben (Stichwort: Fraud)
• Behandlung von Sachzuwendungen/Geschenken

Programm:

• 1. Tag

  10:00 Uhr Beginn

  • Vorstellungsrunde / Kennenlernrunde / Erwartungshaltung klären
  • Präsentation der Inhalte / kurze Theorie - rechtlicher Rahmen
  • Einordnung und Klärung der Begrifflichkeiten
  • Ausarbeitung der Anforderungen einer Verfahrensdokumentation

  13.00-14.00 Uhr gemeinsames Mittagessen

  • Visualisierung und Strukturierung von Prozessen (inkl. Berechtigungs- und Rollenkonzepte)
  • Prozesssteuerung / Tools für die Praxis

  18:00 Uhr Ende

• 2. Tag

  09:00 Uhr Beginn / 13:00-14:00 Uhr gemeinsames Mittagessen / ca. 17 Uhr Ende

  • Einleitung: Notwendigkeit eines Steuer IKS – Erklärung
  • Anschließend Gruppen- und Einzelarbeit: Ausarbeitung von Prozessen mit möglichen Tools und unter ständiger Begleitung bzw. Unterstützung von den Referenten
  • Aufbau einer Dokumentation und des Kontrollsystems
  • Darstellung möglicher Softwareunterstützung
  • Zusammenfassung der Prozessbeschreibungen
  • Abschließende Diskussion und Erfahrungsaustausch mit Blick auf die Durchsetzungsmöglichkeiten im eigenen Unternehmen

Mit der Verschärfung im Bereich der steuerrechtlichen Selbstanzeige zum 01.01.2015 und durch das BMF-Schreiben vom 23. 5. 2016 (BStBl 2016 I S. 490) bekam das Thema „Tax Compliance“ eine Schlüsselstellung im Steuerrecht.

In der Rz. 2,6 des BMF-Schreibens heißt es: „Hat der Steuerpflichtige ein innerbetriebliches Kontrollsystem (IKS) eingerichtet, das der Erfüllung der steuerlichen Pflichten dient, kann dies ggf. ein Indiz darstellen, das gegen das Vorliegen eines Vorsatzes oder der Leichtfertigkeit sprechen kann, jedoch befreit dies nicht von einer Prüfung des jeweiligen Einzelfalls.“

Das IDW hat zur Ausgestaltung und Prüfung von Compliance Management Systemen den PS 980 entwickelt. In dem Prüfungsstandard wird dargestellt, wie ein Tax Compliance Management System (TCM) aufzubauen und zu prüfen ist.

Jedoch geht es bei einem TCM nicht ausschließlich um die Erfüllung der gesetzlichen Pflichten, sondern auch die Rechte des Unternehmens, z.B. Stellung eines Vergütungsantrags oder eines Verrechnungsantrags.

Im Ergebnis geht es um die Sicherung des Vermögens eines Unternehmens um auch sog. Fraud-Risiken (z.B. Unterschlagung oder Betrug) zu vermeiden.