Die Junior-Assistentin

Das Praxistraining für die junge Sekretärin und Assistentin

Sie haben Ihre Ausbildung oder Ihr Studium erfolgreich abgeschlossen und jetzt Ihren ersten „richtigen“ Job als Assistentin in der Tasche?

Wenn Sie neu im Job und noch relativ jung sind, dann stehen Sie vielleicht mehreren Herausforderungen gleichzeitig gegenüber:

• Sie fühlen sich manchmal unsicher, ob Sie alles richtig machen. Vor allen Dingen dann, wenn Ihr Chef Ihnen wenig Feedback gibt.
• Sie wissen nicht immer, was genau von Ihnen erwartet wird.
• Sich gegenüber älteren Kolleginnen und Mitarbeitern durchzusetzen und ernst genommen zu werden, ist nicht immer einfach. Besonders dann nicht, wenn Sie Ihre Ausbildung im gleichen Unternehmen gemacht haben in dem Sie jetzt arbeiten.

Für all diese Situationen, die viele junge Sekretärinnen und Assistentinnen kennen, haben wir dieses Seminar konzipiert. Alle Inhalte sind darauf ausgelegt, Ihnen als Berufsanfängerin mehr Sicherheit zu geben. Und: Wir möchten genau wie Sie, dass Sie respektvoll behandelt werden - auch von älteren Kollegen. Deshalb erhalten Sie viele praktische Empfehlungen, worauf es ankommt, wenn Sie sich durchsetzen möchten - ohne sich zu ärgern oder anzuecken.

Zusätzlich erfahren Sie, was Chefassistenz im modernen Sekretariat bedeutet und wie Sie sich selbst und die Führungskraft effizient organisieren. So finden Sie Ihre Rolle im Chefbüro und Unternehmen und können sich klar positionieren – für mehr Sicherheit und Souveränität!

Die wichtigsten Themen

Perfekt vorbereitet auf die Arbeitswelt der Zukunft:

New Work

• Ihr Profil: Kompetenzen, Verantwortung und Aufgaben der modernen Assistenz
• Welche Bedeutung und Hintergründe hat das neue „Mindset“ der Arbeitswelt der Zukunft?
• Begrifflichkeiten verstehen: Überblick über Megatrends, wie Digitalisierung, Globalisierung, Automatisierung, demographischer Wandel, Arbeiten 4.0, VUCA-Welt, Agilität
• Welche neuen Formen von Arbeit und Zusammenarbeit entstehen?
• Was sind die New-Work-Skills in der Arbeitswelt 4.0, die Sie benötigen?

Perfekte Zusammenarbeit

• Ihre neue Rolle im Chefbüro: Die Anforderungen und Erwartungen des Managements an die junge Assistenz in der Arbeitswelt 4.0
• Baby-Boomer bis Generation global: Was die verschiedenen Generationen auszeichnet, wie Sie sich gegenüber jüngeren und erfahreneren Kollegen richtig verhalten und wie gute Zusammenarbeit gelingt
• Wie Sie einen guten Eindruck bei Vorgesetzten, Kollegen und Geschäftspartnern machen und von Anfang an mit Persönlichkeit überzeugen
• Beziehungsmanagement und Teamwork: Schwierige Situationen im Sekretariat und wie Sie sich korrekt und loyal verhalten
• Networking im digitalen Zeitalter: Relevante Social-Media-Plattformen, Blogs und Foren und Berufsverbände für die Assistenz

Perfekte Organisation und Chefentlastung 4.0

• Standortbestimmung: Welcher Arbeitstyp sind Sie? Unterschiedliche Arbeitstypen und Arbeitsstile im Team
• Terminmanagement und Wiedervorlage: Wie Sie Besprechungen und Termine richtig planen, koordinieren und überwachen
• Struktur und Übersicht für Post und Ablage und E-Mail-Management – digital und analog
• Zeit- und Selbstmanagement: So setzen Sie richtig Prioritäten, entlarven Ihre Zeitdiebe und reduzieren Störfaktoren
• Informationsmanagement: So erhalten Sie rechtzeitig die Infos, die Sie angefragt haben
• Wie Sie als kompetente Ansprechpartnerin das Büro repräsentieren, wenn Ihr Chef im Meeting oder auf Reisen ist
• Digital Working: Tools und Apps für das Büro 4.0 und die moderne Chefentlastung

Perfekte Kommunikation

• Das 1x1 der moderne Umgangsformen: So glänzen Sie auf dem Business-Parkett
• Wie Sie Kollegen diplomatisch vermitteln, dass bei Ihnen nicht immer „Tag der offenen Tür“ sein kann
• So setzen Sie sich freundlich, aber konsequent durch, und gewinnen Kompetenz, Respekt und Gehör
• So handeln und delegieren Sie souverän im Auftrag des Chefs
• Wie Sie mit Kritik konstruktiv umgehen und positiv für sich nutzen können
• Schluss mit sprachlos: So wehren Sie sich gegen unfaire Angriffe und herabsetzende Bemerkungen

Perfekt am Telefon

• Wie Sie Ihr Unternehmen am Telefon professionell repräsentieren
• Wie Sie sich richtig melden, damit Anrufer sich von Anfang an willkommen fühlen
• „Killerphrasen“: Formulierungen, die Sie unbedingt vermeiden sollten
• Wie Sie Ihren Chef vor unerwünschten Anrufern schützen: So bringen Sie Ihre Gesprächspartner sofort dazu zu sagen, worum es sich handelt
• Es ist angeblich privat: So reagieren Sie souverän und korrekt
• Wie Sie sich gegenüber aufgebrachten und unverschämten Anrufern verhalten

Perfekte Geschäftskorrespondenz

• DIN 5008: Alle Neuerungen zum Update 2019
• Do’s und don’ts zu E-Mails: Alles zu Betreff, Anrede, Signatur und Co.
• So meistern Sie den Einstieg in Ihre E-Mails und Briefe: Zeitgemäße und kreative Formulierungen für den ersten Satz
• Weg von altmodischen Floskeln! Wie Sie freundliche und empfängerorientiere Texte verfassen
• Schlusssätze, mit denen Sie positiv in Erinnerung bleiben