Digitale Postbearbeitung (4h-Webinar)

Wenn auch Sie wissen wollen, wie die digitale Postbearbeitung funktioniert, in welchen Anwendungsbereichen sie sich besonders lohnt und welche Vorteile sich damit für Ihre Poststelle und Ihr Unternehmen ergeben, ist dieses Kompakt-Seminar unentbehrlich für Sie! Hören, erfahren und diskutieren Sie das Wichtigste zu den Themen Digitalisierung und Scannen, Dokumenten-Management und Archivierung, Sicherheit und Recht und digitale Postausgangsbearbeitung am Beispiel Rechnungsversand. Diese Veranstaltung bringt für Sie nicht nur Licht in das facettenreiche Thema der digitalen Postbearbeitung, sondern Sie werden auch erfahren, was Sie auf Ihrem Weg zum „Digital Mailroom“ noch alles beachten müssen!

Inhalte:

Digital-Mailroom – Die Poststelle mit Zukunft

• Definitionen und Begriffe, die man kennen sollte
• So funktionieren Dokumenten-Management-Systeme
• Der Digital Mailroom – Bedeutung und Funktion
• Digitalisierungsmethoden: frühes, begleitendes, spätes Scannen und die Vor- und Nachteile
• Die Papierströme und ihre Bedeutung für die Digitalisierung
• Unterschiedliche Dokumententypen: strukturiert, teilstrukturiert, unstrukturiert, maschinengeschrieben, handschriftlich

Digitale Posteingangsbearbeitung und Postverteilung

• Wichtige Anwendungsbereiche: Rechnungseingangsbearbeitung, Beschwerdemanagement, Digitale Personalakte, …
• Prozessschritte bei der Digitalisierung
• Den Posteingang richtig übernehmen und für das Scannen vorbereiten
• Klassifizieren: Kennzeichnung und Erkennung unterschiedlicher Dokumententypen
• Indizieren: So werden Daten übernommen und überprüft!
• Archivieren: Daten dauerhaft und sicher speichern
• Technische Lösungen und Produkte: Brieföffner, Posteingangssysteme, Scanner
• Klassische versus integrierte Scanverfahren
• Datenformate und Scanqualitäten: TIFF, JPG, PDF, Farbe, bitonal, Grau; neue Datenformate
• Möglichkeiten und Grenzen automatischer Dokumentenerkennung
• Schnittstellen zwischen Postbearbeitung und Fachabteilungen
• Aufgabenverteilung und Anforderungen an nachgelagerte Bereiche

Sicherheit und Recht – Das sollten Sie wissen

• Wie Sie Briefgeheimnis und Datenschutz wahren
• Richtig umgehen mit nachweispflichtiger Post
• Verschlüsselung digitaler Dokumente
• Die neue GoBD: Die wichtigsten Vorschriften und ihre Auswirkung auf die Praxis

Digitale Postausgangsbearbeitung

• Wichtige Anwendungsbereiche des digitalen Postversands
• Elektronischer Rechnungsversand
  • Grundsätzliches (u. a. digitale Signatur)
  • Einsparpotenziale, ROI-Betrachtung
  • Archivierungsvorschriften (GoBD): Anforderungen
  • Archivierungsvorschriften (GoBD): Mitwirkungspflichten
• Hybridpost: Wie sie funktioniert, was man sparen kann

Betriebswirtschaftliche Betrachtung physischer und digitaler Postbearbeitung

• Benchmarking von Postdienstleistungen: Methoden und Techniken im Überblick
• Kostenrechnung im Postdienst: Kernprozesse und Kostenarten
• Rationalisierungs- und Einsparpotenziale durch Digitalisierung
• Kostenvergleich physischer und digitaler Postbearbeitung
• Erbringung der Dienstleistung Inhouse oder mit Outsourcingpartnern: Vor- und Nachteile, Kosten

Worauf Sie bei der Einführung der digitalen Postbearbeitung achten sollten

• Wie Sie Ihre Projektziele definieren
• Die richtige Projektplanung und -organisation
• Niemanden vergessen: projektbeteiligte Abteilungen und Bereiche