Einführung in das De-Mail-Gesetz und die Digitalisierung im Posteingang

Die Digitalisierung der Verwaltungsprozesse schreitet voran, veranlasst durch das De-Mail-Gesetz und die Digitalisierung des Posteingangs. Das Anliegen des De-Mail-Gesetzes, den Bürgern einen erleichterten Zugang zu den Verwaltungsprozessen über eine rechtssichere E-Mail-Kommunikation zu ermöglichen, benötigt die Zusammenführung der elektronischen und papiergebundenen Dokumentenprozesse. Die Bürger gehen davon aus, dass die Behörde in der Lage ist, Brief-Informationen digital zur Verfügung zu stellen. In diesem Veränderungsprozess ist die enge Zusammenarbeit der Mitarbeiter der IT, die nur richtig adressierte Mails kennt und der Poststelle gefragt. Mit unkoordinierten Projekten oder blindem Outsourcing hat die Wirtschaft häufig Budgetüberschreitungen von 150% erlebt. Erstellen die Mitarbeiter der IT und Poststelle gemeinsam ein tragfähiges Lastenheft, kann eine umfangreiche Nachprogrammierung vermieden werden. Die Postordnung kann vorausschauend geändert, die Nutzung erheblicher Optimierungspotenziale bei Kosten und Sicherheit vorbereitet und der Prozess sozial akzeptiert durchgeführt werden.