Implementierung von Facility Management

Man beabsichtigt Facility Management im eigenen Unternehmen umzusetzen oder man möchte die bereits bestehende Abteilung oder den Fachbereich besser, effizienter und rechtssicherer aufstellen. In vielen Fällen wird dieser Aufwand unterschätzt und neben dem eigentlichen Hauptgeschäft in Angriff genommen, was letztendlich dann leider zu oft zu bösen Überraschungen führt.

Man muss nicht zwingend ein umfangreiches FM-Handbuch erstellen, um einen Leitfaden für die Herangehensweise zu erhalten. Aber man sollte Standards und Strukturen festlegen, welche als Basis für die Implementierung dienen. Dies ist auch dahingehend wichtig, um alle an diesem Veränderungsprozess beteiligten Personen, auf die Vorgehensweise einzustimmen. Mit klar definierten Meilensteinen sollte die Zielsetzung definiert werden. Dies bedarf einer Bedarfsanalyse (Nutzerprofil), denn nur dadurch lassen sich die relevanten Prozesse erkennen.

Das Ziel ist es eine zeitgemäße Objektbewirtschaftung zu installieren, was Prozessorientierung und Rechtssicherheit bedeutet. Hinzu kommt das Dokumentationsbewusstsein zu schärfen, Personalredundanzen aufzustellen und Nachhaltigkeit leben.

Eine vielfach geforderte Digitalisierung sollte auf klaren Strukturen und Prozessabläufen basieren und bedarfs- und nutzergerecht die Dienstleistungserbringung abbilden.

Alle vorgenannten Punkte finden auch Anwendung, wenn man beabsichtigt Facility Services-Dienstleistungen anbieten zu wollen. Heutige Kunden fordern vielfach detaillierte Prozesstransparenz und Rechtssicherheit, was sich u. a. auch gerade in den
Dienstleistungsverträgen wieder spiegeln sollte. Denn unklare Beschreibungen und/oder Leistungsdefinitionen führen unweigerlich zu Problemen. Diesbezüglich legt man heute bei mehrjährigen Vertragsgestaltungen viel Wert auf eine funktionierende Start up Phase.

Facility Management wird dann zum Erfolg, wenn es gelebt wird!