Leistungseinheit Poststelle (4h Online-Seminar)

Wenn Sie sich in prägnanter und kompakter Form die neuesten Informationen über eine effiziente, kostenoptimierte und bedarfsgerechte Post- und Dokumentenlogistik näherbringen lassen möchten, dann ist dieses Kompakt-Seminar genau das richtige für Sie! Sie werden erfahren, wie man die Arbeitsabläufe und die Aufbauorganisation effizient gestalten kann und welche neuesten Postbearbeitungstechniken eingesetzt werden können. Nach dem Seminar betrachten Sie Ihre Poststelle als Kostenstelle und werden in der Lage sein, Kostensenkungspotenziale zu erkennen und zu erschießen.

Inhalte:

Die Poststelle im Unternehmen

• Volumenreduktion beim Briefposteingang und -ausgang
• Geänderte Anforderungen an die klassischen Poststellen in Unternehmen
• Die Poststelle in neuen Aufbauorganisationsformen
• Integration in die Informations- und Dokumentenlogistik

Die Kosten der Poststelle

• Vollkostenbetrachtung der Postkommunikation
• Die unterschiedlichen Kostenarten
• Kostensenkungspotenziale bei Personalkosten, Versandkosten, Maschinenkosten, Materialkosten, Raumkosten, …
• Kosten und Qualität

Analyse bestehender Prozesse und Arbeitsabläufe

• Inputmanagement
  • Digitalisierung
    • Trends bei der Digitalisierung
    • Welche Dokumente sollten gescannt werden?
    • Wo sollten Dokumente digitalisiert werden?
    • Scanverfahren und neueste Scantechnologien
  • Automatische Klassifizierung und Indizierung
  • Kosteneinsparpotenziale
• Interne Prozesse
  • Workflow und Dokumentenmanagementsysteme (DMS)
  • Archivierung – „Vor Ort“, „Grüne Wiese“ und „Scan on Demand“
• Outputmanagement
  • Druckoutput
  • Kosteneffektiver Versand von Dokumenten – Optimierungsmöglichkeiten
    • Portooptimierung durch elektronische Kommunikation
    • Outsourcing von Brief-Druckdienstleistungen
    • Umsatzsteuergesetz (UmStG)
  • Qualifizierte elektronische Signaturen

Anforderungen an Personal und Struktur

• Neue Aufgaben übernehmen, bisherige Aufgaben schrumpfen
• Aufbau- und Ablauforganisation einer Poststelle
• Moderne Postbearbeitungstechnologien
• Geringere Teamgrößen und Vertretungsprobleme
• Arbeitszeitmodelle und Mitarbeiterqualifikation

Eigenleistung oder Fremdleistung (Outsourcing)

• Angebotene Poststellen-Dienstleistungen am Markt
• Grundlagen für Outsourcing-Betrachtungen
  • Leistungsbeschreibungen
  • Qualität
  • Rechtliche Aspekte und Datenschutz
  • Bestehende Mitarbeiterstruktur
• Poststellen gegen Outsourcing schützen
• Poststellen oder Poststellenbereiche erfolgreich outsourcen