Informationsmanagement - Grundlagen

Die Situation: "Registraturen", zuständig für Katalogisierung, Ablage und Ausgabe geschäftlicher Korrespondenz, sind längst passé - wie die Papierberge von einst. Selbst wichtige Korrespondenz existiert nurmehr als eMail oder Datei und keine "Registratur" hilft, sie wiederzufinden. Es gibt zwar jede Menge Daten, aber finden Sie mal eine bestimmte Information ...
Der Fall: Spätnachmittags, halbleere Büros, eine wichtige Aktion "muß heute noch fertig". Entscheidende Informationen sind unauffindbar, die Anwesenden ratlos. Es besteht Unsicherheit:
- Enthält der Angebotspreis alle wichtigen Komponenten?
- Können die genannten Termine eingehalten werden?
- Gehört das eben besprochene Objekt noch zum Auftrag?
- Kann diese Rechnung jetzt gestellt werden?
Mit "Bauchgrummeln" wird die Aktion abgeschlossen und man hofft, "es wird schon gutgehen". Ein Kollege seufzt, "wenn die Firma bloß wüsste, was sie alles weiß ...". Schöne neue Welt: Informationen sind via eMail, Live Chat oder Cloud Space leicht zugänglich und weiterverteilbar. Nicht so schön: Mitarbeiter speichern Informationen - wenn überhaupt - auf individuell verschiedene Weise. Noch dazu werden "identische" (zur Sicherheit kopierte) Daten und "ähnliche" Versionen "produziert", denn Inhalte werden immer wieder geändert, hinzufügt oder gelöscht.
Die Lösung: Anhand von Praxisbeispielen beschreiben wir konkrete Maßnahmen, mit denen Sie "Informationsmangel im Datenüberfluß" vermeiden können. In unserem Seminar erfahren Sie ferner, mit welchen auf Ihr Geschäftsmodell angepassten Regeln Sie die entscheidenden Informationen so konsolidieren und speichern, daß diese vor allem in zeitkritischen Situationen sofort "griffbereit" sind.
Organisationsprinzipien

• Single Point of Truth
• Versionieren und Archivieren
• Lokal, zentral, ganz egal?
• Digital, gedruckt oder beides?
• Strukturgeber: Geschäftsobjekte
• Zugänglichkeit vs. Sicherheit

Artefakte

• Informationen erheben, erstellen und aufbereiten
• Inhaltsebenen: Text, Grafik, Foto, Video, Audio
• Informationen zuordnen und bereitstellen

eMail

• Sichten, Kategorisieren und Ordnen
• Speichern, Archivieren und Löschen
• Texte, Anhänge und eingebettete Objekte

Gespräche

• Ort, Form und Zweck
• Small Talk, Erklärung und Abstimmung
• Aufzeichnung, Aktennotiz und Bestätigung

Konferenzen

• Agenda, Moderator und Protokollführer
• Präsentation und Hand-Out
• Geplant vs. "spontan" verteilte Information
• Vorbereitung, Durchführung und Nachverfolgung
• Abstimmung und Information

Der Informationsmanager

• Organisationspsychologe, Bibliothekar und Trainer
• Kompetenzen, Aufgaben und Verantwortung
• technische Hilfsmittel

Exkurs: Bibliothekswesen

• Zugang und Bearbeitung
• Katalogisieren und Bereitstellen
• Signaturen: Verzeichnis, Name, Nummer
• Digitalisieren, Archivieren, Aussondern