Protokollführung - Protokolle und Berichte schneller, sicherer und besser schreiben

Protokolle und Berichte gehören zu den wichtigsten Instrumenten erfolgreicher Besprechungen, Sitzungen oder auch Tagungen. Die Erfahrung zeigt, dass z.B. Projekte mit systematischer Berichterstattung schneller und erfolgreicher zum Abschluss gebracht werden als ohne entsprechende Dokumentationen. Mit Hilfe von Protokollen und Berichten werden nicht nur Diskussionen dokumentiert, sondern auch Ideen, Ergebnisse und Entscheidungen festgehalten. Somit haben sie oftmals auch einen allgemeinverbindlichen oder rechtlichen Charakter, besonders dann, wenn zum Abschluss das Geschriebene von allen Beteiligten abgesegnet wird. Das Erstellen von Protokollen und Berichten gehört gleichzeitig aber auch zu den unbeliebtesten Tätigkeiten überhaupt. Denn das Verfassen derartiger Mitschriften ist eine echte Herausforderung, die vom eigentlichen Tagesgeschäft abhält. Nicht umsonst wird in vielen Unternehmen diese Tätigkeit im Rotationsverfahren jedes Mal an einen anderen Mitarbeiter vergeben.

Professionelle Protokolle und Berichte zeichnen sich vor allem dadurch aus, dass sie die wesentlichen Diskussionsinhalte und -ergebnisse zeitnah, objektiv und wahrheitsgetreu wiedergeben sowie in formeller und stilistischer Hinsicht up-to-date sind. Wie Sie diese Anforderungen erfüllen können, lernen Sie in diesem Seminar. Dabei steht die Praxis im Vordergrund. Das bedeutet, Sie werden die erforderlichen Methoden und Techniken in zahlreichen Übungen mit Ihrer Referentin und Ihren Seminarkolleginnen erarbeiten und trainieren, wobei natürlich auf Ihren persönlichen Lernstil geachtet wird. Sie werden sehen, nach diesem Seminar werden Sie Protokolle und Berichte nicht nur schneller, sicherer und besser schreiben als vorher, sondern Sie werden bei dieser anspruchsvollen Tätigkeit auch viel mehr Spaß haben.

Inhalte:

Protokolle und Berichte - Grundlagen

• Wann sind Protokolle und Berichte sinnvoll, wann nicht?
• Aufgabe und Nutzen von Mitschriften
• Protokolle vs. Berichte: Arten, Gemeinsamkeiten, Unterschiede
• Kennzeichen von Besprechungen, Sitzungen und Tagungen

Protokolle und Berichte vorbereiten

• Sitzungszweck: darüber sollte man informiert sein
• Zielgruppenanalyse - Wer ist dabei?
• Spielregeln mit Diskussionsleiter definieren (z.B. Ergebnis-Zusammenfassungen)
• Wer sitzt wo, wo sitze ich: der Sitzplan
• Das Protokollequipment (u.a. Protokollformulare)
• Protokolle und Berichte zeitnah erstellen: Zeitmanagement

Das Mitschreiben in Besprechungen und Sitzungen

• Methodische Vorgehensweisen beim Mitschreiben
• Aktiv zuhören und gleichzeitig schreiben – So geht´s!
• Sprachliche Besonderheiten berücksichtigen
• Woran man Wichtiges und Unwichtiges erkennt
• Stichworte oder ganze Sätze: richtig mitschreiben

Protokolle und Berichte professionell erstellen

• Protokollarten und Berichtstypen (Kurz-, Verlaufs-, Ergebnisprotokolle,…)
• Inhalte in Protokollen und Berichten: Ergebnisse, Maßnahmen, Termine, Verantwortliche
• Die 11 Protokollgebote: Anforderungen an ein Protokoll
• Stil und Struktur von Protokollen und Berichten
• Objektivität und Authentizität - Was muss rein, was kann rein?
• Modern statt bürokratisch formulieren
• Typische und alternative Formulierungen
• So geht´s schneller und leichter: Tipps zum Satzbau
• Alternative Methoden der Protokoll- und Berichterstellung

Protokolle und Berichte übersichtlich gestalten

• Formale Anforderungen
• Gestaltung von Texten
• Layout von Protokollen und Berichten