Prüfen des Einkaufs

Seminar-NummerFSEI

Der Bereich EINKAUF gehört zu den klassischen Prüfungsfeldern. Hier geht es direkt um Geld, hier kann direkter finanzieller Schaden entstehen durch Korruption, Absprachen, mangelhafte Ausschreibungs- und Vergabeverfahren, durch ein unvollständiges, fehlerhaftes oder gar nicht ausgeprägtes IKS (Internes Kontrollsystem) für den komplexen Prozess EINKAUF. Dabei stehen i.d.R. dolose (betrügerische) Handlungen im Mittelpunkt der Diskussionen.

Eine wesentlich signifikantere Rolle als dolose Handlungen dürften jedoch nicht kriminell bedingte dolorose (schmerzhafte) Handlungen als Schadensursache für das Unternehmen spielen, ausgelöst durch fehlendes Beschaffungsmarketing, schlechte und fehlbegründete Bedarfsplanung, fehlerhafte und unvollständige Ausschreibungsunterlagen, unqualifizierte Vergabeverhandlungen u.a.m.
In diesem Workshop werden anhand relevanter Fallbeispiele in allen Prozessebenen der Beschaffung das Risikopotential diskutiert, gesetzliche und betriebliche Soll-Vorgaben definiert und präventiv wirkende Prophylaxen sowie nachgelagerte Troubleshooting-Maßnahmen erarbeitet. Ein unentbehrliches Werkzeug ist dabei der Prüf-PC mit diversen Datenprüfwerkzeugen.

Einführung

• Gefährdungspotential des Einkaufs
• Der Prozess des Einkaufs
• Gesetzliche Randbedingungen, u.a. BGB, VOB/VOL, HGrG, AGBs, Allgemeine und Spezielle Vertragsbedingungen des Auftraggebers

Risiken im Beschaffungsprozess und Risikosteuerung

Zu jeder Ebene des Beschaffungsprozesses werden fallbeispielhaft erarbeitet:

• Risikopotential + -ranking
• Risiko-Steuerungsmaßnahmen
• Prüfung der Maßnahmen-Funktionalität
• IT-Werkzeuge für die Revision des Einkaufs

Kommunikationsfluss

• Richtlinien/Verfahrensanweisungen für den Einkauf
• Der Kommunikationsweg von der Anforderung bis zur Lieferung, Abnahme und Rückkopplung
• Reaktionen/Maßnahmenkatalog (''ad hoc'', Prophylaxe, Troubleshooting) bei Fehler-/Mangel-Feststellungen

Fallbeispiele im Zusammenhang

Gern auch Beispiele der Seminarteilnehmer