Postdienstleistungen professionell ausschreiben

Über die klassische Briefzustellung hinaus lassen sich in Unternehmen und öffentlichen Einrichtungen vom Input- bis zum Outputmanagement eine Vielzahl unterschiedlicher operativer Stützprozesse finden, die eine Ausschreibung unter Kosten- und Qualitätsaspekten mehr als sinnvoll erscheinen lassen. Durch eine detailliert vorbereitete Ausschreibung können nicht nur enorme Einsparpotenziale genutzt werden. Gleichzeitig führt die vorhergehende Prozessanalyse auch zu einer deutlich effizienteren und wirtschaftlicheren Gesamtsituation in den betreffenden Prozessabläufen.

Lernen Sie daher in diesem Seminar die kostenminimierenden Erfolgsfaktoren einer professionellen Ausschreibung für Ihre Poststelle kennen. Lassen Sie sich zeigen, wie Post- und Briefdienstleistungen optimal ausgeschrieben werden und wie dabei gleichzeitig bestehende Prozessabläufe auf den Prüfstand gestellt werden. Erfahren Sie, worauf Sie achten müssen, wenn Sie zukünftig erfolgreich mit externen Dienstleistern zusammenarbeiten möchten und lassen Sie sich sensibilisieren, welche Faktoren im Rahmen eines Ausschreibungsverfahrens neben dem Preis ausschlaggebend, welche rechtlichen Rahmenbedingungen zu beachten und wo Fallstricke in abgegebenen Angeboten von Anbietern zu finden sind. Definieren Sie so für sich, Ihre Poststelle und Ihr Unternehmen den optimalen Weg zu einem kostenminimierenden Dienstleistungsmanagement.

Inhalte:

Professionell ausschreiben,… aber was?

• Post- und Briefdienstleistungen (inkl. Zustellung)
• Operative Prozesse im Postein- und ausgang: Ist-/ Soll-Vergleich

Professionell ausschreiben,… aber warum?

• Liberalisierung am Markt für Briefdienstleistungen
• Vergaberechtliche Regelungen
• Kosteneinsparung und Prozessoptimierung
• Outsourcing und Outtasking

Professionell ausschreiben,… aber wann?

• Zeitplan und Fristen
• Übernahmekonzepte
• Vertragslaufzeiten

Professionell ausschreiben,… aber wer?

• Welche Abteilungen sind beteiligt bzw. sollten beteiligt werden?
• Die ideale Zusammenarbeit aller Beteiligten

Professionell ausschreiben,… aber wie?

• Bedarfsanalyse und Leistungsverzeichnis
  • Festlegung individueller Auswahlkriterien und -parameter
  • Mengengerüst und Mengenangaben
  • Servicelevel, Servicequalität, Sicherheit, Kosten
  • Tourenplanung
  • Zusatzleistungen
• Rechtliche Grundlagen bei der Beauftragung von Postdienstleistungen
• Ausschreibung
  • Ausschreibungs- und Vergabeverfahren
  • Bieterauswahl
    • Anforderungen an den Bieter
    • Anforderungen an das Betriebskonzept
  • Ortsbesichtigungen
  • Festlegung der Zuschlagskriterien und deren Gewichtung
  • Veröffentlichung
• Bewerten und Vergleichen von Dienstleistern und Dienstleistungen
  • Überblick über relevante Anbieter und Dienstleistungsangebote
  • Angebote analysieren und bewerten – So gehen Sie erfolgreich vor!
  • Harte und weiche Einflussfaktoren auf die Dienstleistungsqualität
  • Wie Servicequalität messbar gemacht wird
  • Definition einer SCF-Tabelle (Supplier Comparison Factor)
  • Wie Komplettdienstleistungspakete bewertet werden
  • Was sparen Sie wirklich: Die Kosten-Nutzen-Analyse
• Verhandlung
  • Strategische Vorgehensweise bei Verhandlung und Vergabe
  • Verhandlungsspielräume
  • Preise und Vertragsdauer
  • Kunden- und Datenschutz
  • Dienstleistungsqualität vereinbaren

Vertragsgestaltung und Vertragstypen

• Die wichtigsten Regelungen in Dienstleistungsverträgen
• Der Markt ändert sich schnell: Änderungs-, Anpassungs-, Ausstiegsklauseln

Qualitätssicherung in der Einführungsphase, Gewährleistung und Haftung

• Befristete Sonderregelungen
• Übergangsregelungen
• Fehlerakzeptanz
• Internes Audit
• Qualitätsmanagement – Dienstleistungsqualität prüfen, überwachen und sichern