Von der Sekretärin zur Office-Managerin

DIHK Service GmbH
In Mannheim

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  • Mannheim
Beschreibung

Heute gilt: E-Learning in all seinen Facetten ist angekommen in der IHK.Weiterbildung. E-Learning-Komponenten sind integraler Bestandteil vieler IHK-Qualifizierungen: als lehrgangsbegleitende Community, als reines Online-Angebot oder – meistens – als Blended-Learning-Angebot, d. h. einer Mischform aus Präsenzunterricht und E-Learning. Die starke Präsenz der neuen Lehr- und Lernformen in der IHK-Weiterbildung macht ein eigenständiges Portal für diese Angebote überflüssig.Diese Veranstaltungsreihe richtet sich an Sekretärinnen und Sekretäre, Assistentinnen und Assistenten sowie alle Personen, die ihre Vorgesetzten künftig noch besser unterstützen möchten.

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Mannheim
Baden-Württemberg, Deutschland
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Was lernen Sie in diesem Kurs?

Office

Themenkreis

Das WIS.IHK ist ein etablierter, innovativer Weiterbildungsanbieter, der sich mit Energie und Leidenschaft der Aus- und Weiterbildung Erwachsener widmet. Seit über zehn Jahren steht das WIS.IHK Teilnehmern als kompetenter und starker Partner zur Seite und unterstützt sie dabei, sich erfolgreich ins Berufsleben einzugliedern und/oder weiterzuentwickeln.


Beschreibung des Seminars

Die Anforderungen an die Berufsbilder Sekretär/innen und Assistent/innen haben sich in den letzten Jahren sehr stark verändert – weg von verwaltenden Aufgaben hin zu selbständigem Office-Management.

Neben der Unterstützung des Chefs müssen Sie nicht nur eine Vielzahl von Projekten eigenständig zum Erfolg führen, sondern sind zudem Ansprechpartner für viele Mitarbeiter, Lieferanten sowie Kunden und sorgen dafür, dass Veranstaltungen und Meetings effizient durchgeführt werden. In diesem Praxisseminar werden Methoden vermittelt und Hilfsmittel zur Verfügung gestellt, um Ihren Arbeitsalltag im Büro und Sekretariat erfolgreich, zeitsparend und zugleich nervenschonend bewältigen zu können.

Termine
Modul I:/05/ -/06/11//02/ oder 16. - 17/03//02/ oder 29. - 30/06//02/ – die weiteren Termine werden mit den Teilnehmern direkt abgestimmt.

Seminarinhalte

Modul I: Teambildung Chef / Sekretariat (Dauer: 1 Tag)
* Erwartungshaltung Chef
* Erwartungshaltung Sekretariat
* Was heißt "führen"?
* Motivation und Demotivation
* Was bedeutet Kontrolle?
* Führungskompetenz im Sekretariat
* So entstehen gute Teams
* Einzelne Teamphasen erkennen
* Erfolgsmotiviertes Handeln durch klare Zielsetzung
* Informationen effizient steuern
* Spürbar entlasten: Informationsmanagement für den Chef
* Die Kommunikation im Team
* Spielregeln für die Team-Arbeit
* Verfolgung der Gesamtinteressen statt Einzelinteressen
* So werden Sie mit Ihrem Chef zum Winning Team
* Durch klare Absprachen Missverständnisse vermeiden
* Regelmäßiges Feedback für beide Seiten
* So stellen Sie eine langfristige professionelle Zusammenarbeit sicher

Modul II: Arbeitsplatzorganisation (Dauer: 1 Tag)
* Die allgegenwärtige Erwartungshaltung: Die Sekretärin, das Organisationsgenie
* Effizienteres Arbeiten mit besserem Durchblick und rationelle Arbeitstechniken
* Von der Eingangspost zur Ablage: Der perfekte Arbeitsfluss
* Transparente Office-Organisation für Sie und Ihren Chef: So optimieren Sie Ihr Ablagesystem
* So realisieren Sie das "e;papierarme"e; Büro
* Platz für Eventualitäten im Plan
* Berücksichtigung des Biorhythmus bei der Aufgabenplanung
* Abstimmung unterschiedlicher Arbeitsabläufe aufeinander
* Kontinuität und Beständigkeit in der Aufgabenerledigung
* Einhalten von Terminvorgaben ohne unter Druck zu geraten
* Kreativität und Innovationsdenken
* Checklisten und Formulare, die Ihnen das Leben leichter machen
* Mehr Transparenz auf dem Schreibtisch
* Wichtige Regeln für die Organisation der Zusammenarbeit mit Vorgesetzten und Kollegen
* Aktuelle Anforderungen an das moderne Office-Management
* Das Office von morgen: Einflüsse durch veränderte Strukturen
* Arbeiten für zwei oder mehrere Chefs: Worauf Sie unbedingt achten müssen
* Praktische Übungen

Modul III: Zeit-/Selbstmanagement (Dauer: 1 Tag)
* Realistische Zielsetzung bei der Tagesplanung
* Die Bedeutung von Schriftlichkeit
* Gezielte Arbeitsvorbereitung mit dem Chef/dem Team
* Wie bekommen Sie die Informationen, die Ihr Chef braucht?
* Die Informationsflut sinnvoll organisieren
* Fremdbestimmung reduzieren
* Checklisten effizient nutzen
* Eigeninitiative und Selbstmotivation
* Zeitdiebe erkennen und nachhaltig beseitigen
* Den schlechten Angewohnheiten an den Kragen gehen
* Umgang mit der "Aufschieberitis"
* Durchsetzungskraft und Selbstbehauptung
* Gekonnt "Nein" sagen
* Angemessene Botschaften
* Prioritäten erkennen
* ABC-Analyse
* Wichtiges von Unwichtigem unterscheiden
* Die Kunst des Delegierens
* Praktische Übungen

Modul IV: Effizienz von Meetings steigern / Optimierung E-Mailverkehr (Dauer: 1 Tag)
* Zeitgewinn durch gute Planung
* Maßnahmen zur Effizienz-Steigerung
* Die zielorientierte Agenda
* Anzahl der Meeting Notwendigkeit entscheiden
* Auswahl der Teilnehmer
* Vorbereitung von Meetings
* Dauer der Meetings
* Art und Einsatz der verwendeten Arbeitsmittel
* Treffen von konkreten Vereinbarungen
* Fixieren der Ergebnisse
* Einhalten der vorgegebenen Zeit
* Meeting am Vormittag
* Nachbereitung von Meetings
* Professionelle Protokolle
* Schriftliche Erinnerungen
* Wie strukturieren Sie die E-Mail-Flut Ihres Chefs?
* E-Mails gezielt ablegen - Informationen blitzschnell wieder finden
* Praktische Übungen

Modul V: Kommunikation und Gesprächsführung (Dauer: 1 Tag)
* Das Sekretariat als Kommunikationszentrale
* So sprechen Sie die richtige Sprache
* Die entscheidenden Tipps für eine kooperative und konstruktive Gesprächsführung
* So verbessern Sie langfristig die Kommunikation mit Ihrem Chef und Ihren Kollegen
* Die Kunst des aktiven Zuhörens
* Gezielt gefragt ist halb gewonnen
* Dicke Luft im Büro: Einfache Techniken, um die Situation zu entschärfen
* Regeln für das Vier-Augen-Gespräch
* So üben Sie Kritik, ohne den anderen zu verletzen
* Wie Sie mit Spannungen noch souveräner und sicherer umgehen
* Der beste Umgang mit Zicken, Cholerikern und Besserwissern
* Bei persönlichen Angriffen ruhig und klug reagieren
* Praxistipps: wortgewandt, schlagfertig und diplomatisch - So bleiben Sie in jeder Situation souverän
* Praktische Übungen

Modul VI: Stessmanagement für Sekretärinnen / Assistentinnen (Dauer: 1 Tag)
* Was ist Stress?
* Bewertung persönlicher Stressfaktoren
* Mehr Gelassenheit statt Hektik
* Was Sie tun können, damit Stress erst gar nicht entsteht
* Analysieren Sie Ihre wichtigsten Stressfallen
* Das schafft Klarheit: Wichtiges von Dringendem unterscheiden
* Wie Sie Ihren persönlichen Stressfaktoren mit mehr Ruhe und Gelassenheit begegnen
* Warum es so wichtig ist, sein Leben in Balance zu halten
* Erste Hilfe bei Stress-Alarm
* Tipps für Entspannungstechniken am Arbeitsplatz
* Runter von der Palme: Wirkungsvolle Tipps für die schnelle Entspannung
* Praktische Übungen

Modul VII: Projektmanagement für Sekretärinnen / Assistentinnen (Dauer: 1 Tag)
* Klärung des Projektbegriffes
* Wo ist heute ein Projekt sinnvoll und erfolgversprechend?
* Wie strukturiere ich Projekte logisch?
* Welche Einflussfaktoren darf ich nicht außer Acht lassen?
* Mögliche Aufgabenfelder für die Projektassistenz
* Heutige und zukünftige Anforderungen an Sie
* Welche Erwartungen haben Vorgesetzte an Sie?
* Ziele eines Projektes erkennen und messbar definieren
* Prioritäten setzen unter Zeitdruck
* Trotz mehreren gleichzeitigen Aufgaben den Überblick behalten
* Vorgehen einer Projektplanung
* Ressourcen- und Terminplanungs-Methoden
* Vorstellung verschiedener Controlling-Instrumente
* Risikomanagement
* Wie kann ich prägnant die wesentlichen Fakten eines Projektes darstellen?
* Worauf muss ich achten, damit ich die gewünschte Wirkung erziele?
* Grundlagen der Teamarbeit und von Teamstrukturen
* Rollenverteilung im Projektteam
* Störungen in der Teamarbeit erkennen
* Wie bewältige ich Konflikte?
* Praktische Übungen

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