Assistenz und Chefentlastung - Assistentinnen-Fähigkeiten entwickeln

Was unterscheidet die Assistentin von der Sekretärin? Aufschluss geben z.B. die Anforderungen in aktuellen Stellenanzeigen: "...Sie sind als rechte Hand Ihres Chefs für viele Aufgaben selbstständig verantwortlich und jederzeit so informiert, dass Sie diesen bei Abwesenheit kompetent vertreten können. Als Ansprechpartnerin für externe Geschäftspartner und den Chef sind Sie eine Persönlichkeit mit Weitsicht und Initiative. (...) Grundsätze der Motivation, Kooperation und Kommunikation sind Ihnen vertraut..."(FAZ). Als Assistentin bauen Sie also Ihr Aufgabenfeld über die klassischen Sekretariatstätigkeiten hinaus aus, indem Sie Entscheidungsprozesse unterstützen, Kontakte zu Kunden und Gästen pflegen, ein effizientes Informationsmanagement aufbauen und auch sonst mit Weitsicht Ihrem Chef den Rücken freihalten.

Lernen Sie in diesem Seminar, wie Sie Assistentinnen-Fähigkeiten entwickeln und somit Ihren Chef selbstständig unterstützen und entlasten können. Sie werden das Wichtigste zur Zusammenarbeit, Kommunikation, Projektassistenz und Führungsunterstützung erfahren. Sie werden es verstehen, vorausschauend und ganzheitlich zu denken und zu handeln. Selbst die Zusammenarbeit mit mehreren Chefs wird für Sie ein Kinderspiel sein.

Inhalte:

Was unterscheidet eine Sekretärin von einer Assistentin?

• Anteil und Art der Aufgaben
• Grad der Selbstständigkeit und Eigenverantwortlichkeit
• Kreativität und Initiative
• Persönliche Kompetenz

Der Blick auf die andere Seite des Schreibtisches

• Fachkenntnisse im Sekretariat
• Führungsaufgaben des Chefs unterstützen
• Mitdenken, Vorausdenken, entscheidungsreife Zuarbeit

Informationsschaltstelle und Vermittlung

• Erfolgreich kommunizieren mit Kunden, Kollegen und Chefs
• Umgang mit schwierigen Gesprächspartnern
• Die Schnittstelle zwischen Mitarbeitern und Chef aktiv gestalten
• Nein sagen können, ohne zu verletzen

Optimale Arbeitsorganisation

• Besonderheiten des Faktors Zeit
• Die größten Zeitfresser von Chef und Assistentin
• Verknüpfung des persönlichen Arbeitsstils mit dem des Chefs
• Informationswege kennen, Informationsfluss optimieren
• Prioritäten setzen

Sicheres Auftreten als Repräsentantin des Unternehmens

• Der erste Eindruck zählt: Business-Outfit, Auftreten, Ausstrahlung
• Die professionelle Betreuung von Besuchern
• Die Wirkung der Körpersprache

Persönliche Voraussetzungen

• Die eigenen Ziele berücksichtigen
• Kompetentes Auftreten schafft Durchsetzungsvermögen
• Argumentationsgeschick und rhetorische Fähigkeiten

Der Beitrag der Assistentin zur Chefentlastung

• Unternehmerisches Denken und Handeln im Sekretariat
• Bindeglied zwischen Kunden, Kollegen und Chef
• Delegation als Führungsinstrument
• Ohne Unterstützung durch den Chef geht es nicht