Die Digitale Personalakte – Chancen und Stolpersteine bei der Einführung!

Zu einem modernen Personalmanagement und einer rechtlich korrekten Personalverwaltung gehört das systematische und formalisierte Anlegen und Führen von Personalakten. Diese sind zudem Voraussetzung für eine adäquate Personalführung, Personalplanung und Personalbewirtschaftung sowie Grundlage für Entscheidungshilfen bei Personalmaßnahmen.
Die digitale Personalakte bietet darüber hinaus viele Möglichkeiten, die Arbeit mit der Personalakte effektiver und effizienter zu gestalten. Während die papierne Akte aufwändig aufbewahrt, gepflegt und im Arbeitsalltag mit vielen Suchvorgängen belastet ist, können mit der Digitalisierung sämtlicher Schriftwechsel und Dokumente, die Bestandteil der Personalakte sind, die Arbeitsprozesse in der Personalverwaltung beschleunigt und systematisiert werden. Auch der in der Praxis häufig als kritisch zu wertende Zugriff zu vieler Personen auf die Personalakte und die mangelnden Kontrollmöglichkeiten der Zugriffe auf den Inhalt der Personalakten sprechen dafür, durch die Einführung der digitalen Personalakte Datenschutz und Persönlichkeitsschutz besser gewährleisten zu können.