Das SAP-System für Datenschutzbeauftragte

SAP ist in vielen Unternehmen das führende System zur Unterstützung zentraler Geschäftsprozesse. Eine Vielzahl personenbezogener Informationen wird in SAP-Systemen verarbeitet und macht SAP zu einem besonders wichtigen Arbeits- und Gestaltungsfeld für Datenschutzbeauftragte. Doch wo muss man ansetzen? Was ist besonders kritisch? Welche Gestaltungsoptionen gibt es?

Auf der Grundlage der SAP-Datenschutzleitfäden und den Erfahrungen aus zahlreichen betrieblichen Projekten bietet dieser Workshop eine einführende Orientierung über die komplexe SAP ERP-Software, sowie über die Aufgaben und Handlungsmöglichkeiten von Datenschutzbeauftragten.

SAP ERP im Überblick

• Anwendungsbereiche, Funktionsspektrum und Systemarchitektur
• Das Besondere am SAP-System

Personenbezogene Datenverarbeitung im SAP ERP-System

• Welche Arten personenbezogener Daten werden wo
  gespeichert?
• Auswertungen mit Reports und Queries
• Spezielle Auswertungsformen im Business Warehouse
• Schnittstellen und Downloadmöglichkeiten

Aufgaben der Datenschutzbeauftragten beim SAP-Einsatz

• Datenschutzthemen bei der Systemgestaltung und datenschutzgerechtes Customizing
• Sicherheitsmaßnahmen gem. § 9 BDSG
• Dokumentationsstruktur für das Verfahrensverzeichnis
• Audit im laufenden Betrieb

SAP-Instrumente für den Datenschutzbeauftragten

• Das Audit-Informationssystem AIS
• Spezielle Berechtigungen für die Revision durch den Datenschutzbeauftragten

Beteiligung des Datenschutzbeauftragten im Einführungs- oder Migrationsprojekt

• Typischer Projektablauf gemäß ASAP
• Für den Datenschutz wichtige Projektschritte und
  -ergebnisse
• Die Stellung des Datenschutzbeauftragten in der Projektorganisation

Das SAP-Berechtigungskonzept

• Inhaltliche Themengliederung für ein betriebsspezifisches Berechtigungskonzept
• SAP-Elemente für die Berechtigungsverwaltung: Berechtigungsobjekte, Berechtigungen, Profile, Rollen
• Freigabeverfahren bei Veränderungen
• Dokumentation des Berechtigungskonzepts
• Kritische Berechtigungen und Vorgehen bei der Überprüfung

Das System und die für Datenschutzbeauftragte wichtigen Funktionen werden im Workshop an einer Beispielinstallation demonstriert. Den Schwerpunkt des Workshops und der demonstrierten Beispiele bilden die klassischen ERP-Funktionen des SAP-Systems und hier besonders des Moduls HCM für die Personalbetreuung. Es werden keine Kenntnisse über das SAP-System vorausgesetzt.