Prozesse im Facility Management

Über das Seminar
Prozesse definieren und umsetzen wird für Unternehmen und ihre einzelnen Abteilungen immer wichtiger. Arbeitsabläufe werden dadurch transparenter und Kostenverursacher leichter auffindbar. Auch der stets bestehende Kostendruck im Facility Management forciert zunehmend die Umsetzung von FM-Prozessen. Sie als Facility Manager Ihres Unternehmens sind hier selbst in der Pflicht!
Auf unserem Seminar bekommen Sie konkrete Hilfestellungen an die Hand, wie Sie die Arbeitsweisen im eigenen Unternehmen analysieren und in Form von Prozessen beschreiben. Sie lernen anhand einer Mischung aus Vorträgen und Workshops und erarbeiten sich Checklisten für den täglichen Gebrauch. Ihre Referenten berichten aus der Praxis und geben Ihnen zahlreiche Tipps für die Umsetzung in Ihrem Unternehmen.
Erster Seminartag

Ihre Seminarleiter:
Robert Oettl,
Geschäftsführer, cgmunich GmbH, München
Matthias Mosig,
Senior Consultant, cgmunich GmbH, München
Grundbegriffe des Prozessmanagements Prozessmanagement von Sekundärprozessen

• Beteiligte an Facility Management-Prozessen und anderen Sekundärprozessen
• Facility Management, Facility Service, Property Management: Definitionen und Abgrenzung auf Basis der EN 15221
• Auslöser für Prozessmanagement - Transparenz, Rechtssicherheit, Benchmarking und Kostenoptimierung, Zertifizierungen (z.B. iPV), aktuelle FMMarktentwicklungen, Qualitätsmanagement etc.
• Zusammenhänge auf der cgmunich Process Map - der rote Faden für Prozess-Projekte

Robert Oettl

Aufsetzen von Prozess-Projekten

• Zielstellung und daraus abgeleitete Aufgabenstellungen
• Produkte aus Kundensicht
• Leistungsmatrix aus Betreibersicht
• Muster-Leistungskataloge nach GEFMA 520
• Standardisierte und FM-gerechte Kostenartenstrukturen (IFMA, GEFMA 200, DIN 18960)
• Prozesslandkarte der wichtigsten Prozesse im FM mit Unterscheidung in Steuerungs-, Kern-, Supportprozesse
• Modellierungsmethode und Detaillierungsgrad im Prozessmanagement
• Auswahl geeigneter Modellierungstools
• Grobanalyse mit dem Prozesssteckbrief und den wesentlichen Prozesskennzahlen
• Feinanalyse der Ist-Prozesse und Ableitung von Sollprozessen
• Ableitung von Maßnahmen aus der Prozessanalyse

Robert Oettl

Prozess-Workshop Aufbau und Analyse von FM-Prozessen
Gemeinsam mit den Teilnehmern werden die folgenden Prozesse als Querschnitt der Ist-Situation in den Organisationen der Beteiligten aufgenommen. Häufige Probleme werden gemeinsam identifiziert, mögliche Optimierungsmaßnahmen werden abgeleitet und als Soll-Prozess dargestellt.

• Teilprozess Aufnahme und Weiterleitung von Meldungen
• Teilprozess Beschaffung von Facility Services
• Teilprozess Leistungserbringung und Steuerung von Facility Services (GM-Dienstleistungen)
• Teilprozess Rechnungswesen im Facility und Property Management
• Teilprozess Berichtswesen und Auswertung im Facility und Property Management

Matthias Mosig

Zusammenfassung und Diskussion

Sektempfang
Im Anschluss lädt Sie Management Forum Starnberg zu einem Sektempfang ein - eine Gelegenheit für Erfahrungsaustausch und Kontakte am Rande der Veranstaltung.
2. Seminartag

FM-Prozesse in der Praxis
Prozessmanagement im Tagesgeschäft - Entlastung oder Belastung? Prozessdenken der IBM Deutschland GmbH

• Auslöser für das Projekt
• Vorgehensweise im Prozessmanagement - Wie erreicht man Kostentransparenz und Leistungssteigerung?
• Die gemeinsame Sprache bei Prozessen - Wie geht man vor?
• Was hat die Einführung des prozessorientierten Vorgehens im FM für die IBM Deutschland gebracht? Gab es eine Entlastung oder eher eine Belastung?
• Die neue Arbeitsweise im prozessorientierten FM-Controlling und Kostentreiberanalyse

Peter Hamers, Leiter RESO Plans & Control, IBM Deutschland GmbH, Stuttgart

Prozessdefinition und -strukturen im Facility Management der BASF SE in Ludwigshafen

• Die FM-Situation der BASF SE
• Neuorganisation der FM-Einheit - Festlegung von Prozess-Strukturen und deren Implementierung
• Neue prozessbezogene Raumkonzepte
• Welche Vorteile bringt das Prozessmanagement in der FM-Einheit?
• Intelligente IT-Unterstützung zur Abwicklung der FM-Kernprozesse
• Welche Kosteneinsparungen ergeben sich daraus?
• Neue Herausforderungen im Flächenmanagement

Peter Platzer,
Leiter strategisches Flächenmanagement,
BASF SE, Ludwigshafen

Umsetzung von Soll-Prozessen im FM
Erfolgreiche Implementierung der Ergebnisse aus der Prozessanalyse

• Personalbedarfsermittlung auf Basis der Soll-Prozesse
• Prozesskostenrechnung zur Berechnung von Optimierungspotentialen im Vergleich zur Nutzungskostenberechnung nach DIN 18960
• Erstellung von Leistungsverzeichnissen unter Berücksichtigung der Soll-Prozesse
• Soll-Prozesse als Basis für die Erstellung von CAFMLastenheften
• QM-gerechte Darstellung von Soll-Prozessen als Anweisung für die interne Organisation
• Prozesse als Basis für die Erstellung von Notfallhandbüchern

Matthias Mosig

Abschlussdiskussion

Gesprächen mit Referenten und Teilnehmern!


Workshop CAFM-Einführung


Über den Workshop
CAFM-Systeme bieten vielerlei Chancen und kommen in immer mehr Unternehmen zum Einsatz. Doch CAFM-Projekte sind anspruchsvolle IT-Projekte, die neben Chancen auch Risiken bergen. Mit dem Kauf einer Standardsoftware ist es nicht getan. Leistungsfähigkeit und Wirtschaftlichkeit des Systems sind nur dann gewährleistet, wenn die individuellen Bedürfnisse des Nutzers im Vorfeld korrekt identifiziert und bei der Implementierung berücksichtigt wurden.
In diesem Seminar lernen Sie, wie Sie die den gesamten Prozess der CAFM-Einführung erfolgreich gestalten - von der Zusammenstellung Ihres Projektteams über die Terminplanung, Ausschreibung und Angebotsbewertung zur Vergabe und Implementierung.
Workshop CAFM-Einführung

Ihr Seminarleiter:
Matthias Mosig,
Senior Consultant,
cgmunich GmbH, München

Planung und Vorbereitung der CAFM-Einführung

• Ausgangssituation und Auslöser für die Initiierung von CAFM-Projekten
• Zusammensetzung und Anforderungen an das Projektteam
• Abgestimmtes Phasenkonzept und realistische Terminplanung
• CAFM-relevante FM-Prozesse
• Organisatorische Voraussetzungen
• Prozessorientiertes Fachkonzept und Lastenheft mit konkreten Anforderungen, praxisorientierten Datenmodellen und erforderlichen Berichten
• Rollenkonzept und realistische User-Anzahl
• Realistische Kostenschätzung
• Mögliche Einsparpotenziale und Erstellung einer Wirtschaftlichkeitsbetrachtung

Durchführung der CAFM-Einführung: Auswahl - Ausschreibung - Angebotsbewertung - Implementierung

• Der CAFM-Markt im Kurzüberblick: Historische Entwicklung, Stagnation und theoretische Marktbereinigung
• Ermittlung des geeigneten Bieterkreises
• Ausschreibung von CAFM-Einführungsprojekten
• Angebotsauswertung mit objektiven Bewertungskriterien und der richtigen Gewichtung
• Terminplan für die Implementierung
• Stammdatenstrukturierung, Erfassung und die erfolgreiche Integration in das CAFM-Projekt
• Die häufigsten Probleme bei der Implementierung oder die Kunst der Akzeptanzsteigerung

Zeitlicher Ablauf:
9.00 Beginn des Workshops
ca. 12.00 Gemeinsames Mittagessen
ca. 16.00 Ende des Workshops
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Referent, Name: Peter Hamers
Matthias Mosig
Robert Oettl
Peter Platzer

Peter Hamers, war bis 2004 als Leiter der Real Estate & Site Operation verantwortlich für den Facility Management Outsorcing Vertrag und das Facility Performance Management der IBM Central Region. Seit 2004 ist er als Leiter Real Estate Operation, Plans & Control der IBM Regionen Deutschland, Schweiz, Österreich, und Central Eastern Europe Middle East Africa verantwortlich für strategische Planung, Administration und Finanzverwaltung der IBM Standorte dieser Länder.

Matthias Mosig, ist Senior Consultant und Prozess Coach der cgmunich GmbH, München. Er verantwortet als Projektleiter die Prozessoptimierungsprojekte im Planen, Bauen und Betreiben von Industriestandorten und Verwaltungsgebäuden. Seit 1998 ist er in der Beratung tätig, seit 2002 bei der cgmunich GmbH.

Robert Oettl, ist seit 2003 Geschäftsführer der cgmunich GmbH, einer Prozess- und IT-Beratung für Facility Management Prozesse. Von 1996 bis 2002 verantwortete er die Leitung und den Aufbau der MAKON GmbH in München, einer Unternehmensberatung für Facility Management. Robert Oettl ist Dozent an verschiedenen Hochschulen sowie Fachbeirat der Zeitschrift "Der Facility Manager".

Peter Platzer, ist seit 1996 bei der BASF SE beschäftigt und als Gruppenleiter im Standortmanagement Ludwigshafen u.a. verantwortlich für das strategische Gebäudemanagement und den CAFM-Bereich. Außerdem war er maßgeblich am Aufbau der neuen Organisationsstruktur für den Immobilienbereich am größten Standort der BASF in Ludwigshafen beteiligt.

Stichworte: Facility Management, CAFM, Seminar, Prozesskennzahlen