Effizienz und Professionalität in Office und Sekretariat

Effiziente und professionelle Selbstorganisation ist eine Königsdisziplin und beginnt mit der einfachen Erkenntnis: „Alles geht nicht – zumindest nicht auf einmal!“

Selbstorganisation bedeutet Aufgaben, Tätigkeiten, Termine und eine Vielzahl von parallelen Abläufen, die ineinander greifen, zu organisieren und zu strukturieren. Wer den Überblick verliert, dem wachsen die Aufgaben über den Kopf.

Sie lernen, wie Sie Arbeitsabläufe optimieren und dabei Zeit und Kosten sparen. Sie lernen, wie Sie Ihre Prioritäten erkennen und wie Sie die tägliche Datenflut sinnvoll bearbeiten.

Methoden

Trainerinput, praxisnahe Übungen, Kleingruppenarbeit

Effizienz / Effektivität – was ist was?

Analyse

• Wer bin ich?
• Was ist typisch für mich?
• Was fällt mir besonders schwer?

Wo bleibt meine Zeit?

• mit Tagesanalyse Planungssicherheit trotz „Störfeuer“ erreichen
• Zeitdiebe, Unterbrechungen, Prioritätenkiller
• Zeit optimieren mit klaren Absprachen und effizienter Zusammenarbeit
• Das Kopfkino hat Feierabend: Sicherheit mit ToDos und Checklisten

Kommunikation mit Chef und Kollegen

• Rücksprachen und Informationsverarbeitung
• Prioritäten erkennen
• Termine: Dos und Don‘ts
• Wie kann ich NEIN sagen und Grenzen setzen?

Meetings planen und organisieren

E-mail -Versand: konkret, effektiv und stilsicher

Geschäftsbriefe nach DIN 5008

Die Ablage:

• Unbeliebt, aber überlebenswichtig
• Gleiche Strukturen bei Papier und PC
• Anforderungen, Techniken, Hilfsmittel

Aktionsplan! – Umsetzung schriftlich planen!